Zeit ist Geld. Auch bei der Marketing-Arbeit sind diese beiden Ressourcen bekanntlich oft knapp. Um mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zu haben, sollten Sie repetitive Aufgaben, wie das Versenden von Follow-Up E-Mails, automatisieren. Hierfür eignen sich All-in-One Softwarelösungen. In meinem neuen Blogpost zeige ich Ihnen, welche Prozesse wir bei Trialta automatisiert haben und wie wir diese mit HubSpot in die Tat umsetzen.
Mehr Zeit für’s Wesentliche
Zugegeben, Marketing-Automation gehört sicher zu einem jener Modewörter, mit denen große Softwareanbieter und Internet-Agenturen zeigen wollen, wie digital und up-to-date sie sind. Doch das Konzept hinter diesem Buzzwort ist zurecht in aller Munde: Denn es ermöglicht Ihnen, Ihren Arbeitsalltag effizienter zu bestreiten.
Das automatische Ausführen von Aufgaben begegnet uns überall in der digitalen Welt. Und auch Sie selbst nutzen bestimmt die ein oder andere Automatisierung. Denken Sie zum Beispiel an die Abwesenheitsnotiz, die während Ihres Urlaubs automatisch per E-Mail versendet wird. Oder an den Dauerauftrag, durch welchen Sie monatlich Ihre Miete begleichen. All dies sind automatische Abläufe, die Ihren Alltag ein Stück weit vereinfachen.
All-in-One Software-Anwendungen wie HubSpot ermöglichen es nun, auch Marketing- und Sales-Aufgaben zu automatisieren. Von der Lead-Pflege bis hin zum Veröffentlichen von Beiträgen in sozialen Netzwerken können Sie viele Vorgänge durch Automation vereinfachen. Somit haben Sie mehr Zeit für das Wesentliche und vergessen garantiert (fast) keine wichtigen Aufgaben mehr.
Nachfolgend möchte ich Ihnen anhand von acht Beispielen zeigen, welche Aufgaben wir bei Trialta mit der Marketing-Software unserer Wahl, HubSpot, automatisieren:
1. Social Media Publishing
Die Promotion von Content ist ein wichtiger Bereich, der mittels Automatisierung vereinfacht werden kann. Mit dem HubSpot-Social-Publishing Tool können Sie Beiträge gleichzeitig in unterschiedlichen Sozialen Netzwerken posten. Denn besitzen Sie mehrere Accounts, so können Sie jeden einzelnen mit dem Tool verknüpfen.
Der Vorteil ist ganz klar: Sie ersparen sich das lästige hin- und herwechseln zwischen Ihren einzelnen Social-Media-Kanälen. Außerdem können Sie Beiträge vorplanen. Innerhalb des Publishing-Tools sehen Sie zudem, welche Personen auf Ihre Beiträge reagiert haben und können direkt mit diesen interagieren. Das integrierte Monitoring-Tool zeigt Ihnen abschließend, wie gut Ihre Beiträge in sozialen Medien performen.
Social Media Beiträge verfassen über das HubSpot Publishing Tool
Doch Achtung: Es bringt nichts, die gleichen Inhalte auf jedem Ihrer Kanäle zu veröffentlichen. Anstatt einfach blind Beiträge zu promoten, sollten Sie zunächst analysieren auf welcher Plattform Ihre Zielgruppe unterwegs ist und dann plattformspezifische Inhalte für diese verfassen.
2. Smart Content
Unter Smart Content versteht man Inhalte, die sich automatisch an den jeweiligen Besucher anpassen. HubSpot erkennt, ob ein Besucher schon einmal unsere Webseite besucht hat. Ist dies der Fall, kann die Ansicht bestimmter Seiten individuell an den Nutzer angepasst werden.
Nehmen wir das Beispiel Thank-You-Pages: Lädt sich ein Kontakt ein Content-Offer auf unserer Webseite herunter, bekommt er beim ersten Mal eine Seite mit der Aufforderung zur E-Mail Bestätigung angezeigt.
Interessiert sich ein Lead für ein weiteres Offer, so wird ihm eine andere Thank-You-Page als zuvor angezeigt. Er muss seine E-Mail also nicht zweimal bestätigen. Schließlich hat er dies ja schon beim ersten Download getan, wodurch er automatisch Mitglied unserer Liste mit Double-Opt-In bestätigten Kontakten wurde. Kommen Kontakte aus dieser Liste wieder auf unsere Webseite, so erkennt dies unser System automatisch und zeigt benutzerspezifische Inhalte an: Eine rundum smarte Sache also.
Apropos Double-Opt-In: Auch diesen Vorgang haben wir mit HubSpot automatisiert.
3. Double-Opt-In
Füllt jemand auf unserer Website ein Kontaktformular aus, beispielsweise für den Download-Link eines Webinars, so muss dieser Interessent zunächst einer Kontaktaufnahme zustimmen. Dafür bekommt er einen Bestätigungslink per E-Mail zugeschickt. Wird dieser geklickt, dann bekommt er sofort und – Sie haben es erraten – natürlich automatisch den angeforderten Content zugeschickt.
Hätten wir diesen Ablauf nicht automatisiert, so müsste einer unserer Mitarbeiter 24/7 nichts anderes tun, als E-Mails mit einem Download-Link verschicken. Somit bleibt uns also Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Marketing-Leben: Das Generieren und Pflegen von Leads. Doch auch hier gibt es einige automatische Abläufe, die unsere Arbeit vereinfachen: Workflows, interne Tasks und Sequenzen.
4. Workflows
Auch unser Lead-Nurturing haben wir mittels Workflows ein Stück weit vereinfacht. HubSpot definiert diese wie folgt: “Ein Workflow besteht aus einer automatisierten Reihe von Marketing-Aktionen, die abhängig von einer Ausgangsbedingung ausgeführt werden.”
In der Praxis funktioniert das wie folgt: Lädt sich ein Kontakt unser Whitepaper zum Thema “SEO Rankingfaktoren, die wirklich zählen" herunter, dann wird er automatisch in unseren SEO-Workflow eingebunden und bekommt Follow-Up E-Mails zum Thema Suchmaschinenoptimierung.
Der Lead löst den Workflow also selbst aus: Egal wann und egal wo Sie sich als Marketing-Mitarbeiter gerade befinden. Sollte sich ein besonders fleißiger Nutzer selbst am 24.Dezember für unser SEO-Whitepaper interessieren, so wird er einem Workflow hinzugefügt.
Doch Achtung: Im Prinzip könnte ein Lead all Ihre Workflows gleichzeitig auslösen. Um diese exzessive Bespielung mit E-Mails zu vermeiden, haben wir uns gewisse Suppression-Listen erstellt: Sobald sich ein Kontakt für unser Hauptthema “Inbound-Marketing” interessiert und hier einen Workflow auslöst, wird er dieser Liste zugefügt und somit aus anderen Workflows herausgenommen. Somit wird er weiter mit relevanten Informationen versorgt und dass, ohne in einer Flut von E-Mails zu versinken.
5. Interne Automatisierung
Auch intern kann Ihnen die Marketing-Automatisierung mit HubSpot viel Arbeit ersparen. So haben wir beispielsweise einen Workflow erstellt, der unsere hauseigenen IP-Adressen herausfiltert. Denn logisch: Während unserer täglichen Arbeit müssen wir sehr oft unsere eigene Website und die Seiten unserer Kunden aufrufen. Dies würde unsere Zugriffszahlen deutlich erhöhen.
Das wären dann am Ende des Monats zwar schöne Zahlen, aber sie spiegeln eben nicht das echte Interesse an unserem Content wider.
Deswegen haben wir Nutzerprofile unserer eigenen Mitarbeiter erstellt und schließen diese aus den Seiten-Aktivitäten aus.
6. Sequences: Automatisierung trifft auf Personalisierung
Der Sinn von Sequences ist es, die Kommunikation mit Ihren Leads zu vereinfachen und dienen somit als Unterstützung für Ihr Verkaufsteam. Sequenzen sind eine Mischung aus internen Tasks und externen Follow-Up-Kontaktanfragen, also beispielsweise Templates für die Kommunikation per E-Mail.
Anders als bei Workflows löst der Kontakt jedoch nicht selbst die Sequenz aus, sondern wird manuell und je nach Eignung von einem Sales-Mitarbeiter hinzugefügt. Der Ablauf der Sequenz funktioniert danach völlig automatisch.
Bei uns sieht das folgendermaßen aus: Zeigt ein Lead ein gewisses Interesse wird er von meiner Kollegin in eine Sequenz hinzugefügt. Als erstes bekommt er dann eine Follow-Up E-Mail von uns. Diese kann vorab durch eine individuelle Ansprache personalisiert werden.
Zwei Tage danach bekommt der zuständige Sales-Mitarbeiter in einem internen Task beispielsweise die Aufgabe zugewiesen, den Kontakt persönlich anzurufen. Bleibt dieser Kontaktversuch erfolglos, so verbleibt der Lead in der Sequenz und bekommt drei Tage nach dem fehlgeschlagenen Kontakt eine weitere E-Mail. Die Sequenz stoppt automatisch, sobald der Lead auf die Anfragen reagiert und beispielsweise ein Meeting einbucht – dazu unten mehr.
Durch diese Automatisierung müssen wir uns somit nicht bei jedem Lead aufs Neue diverse Aufgaben und Erinnerungen setzen und vergessen somit garantiert keinen Follow-Up-Kontaktversuch.
Hinweis: Diese Funktion ist nur in den Sales Starter und Sales Pro Tools von HubSpot nutzbar.
7. Terminfindung
Reagiert ein Lead auf unsere Anfragen, so wünscht er oft einen persönlichen Gesprächstermin. Bevor dieser stattfinden kann, muss natürlich erstmal ein passender Zeitpunkt gefunden werden.
Sie kennen es: Die gemeinsame Terminfindung – egal ob mit Freunden oder beruflich – ist oft ein langwieriger Prozess. In der Zeit, in der man Termine für Meetings und Co. sucht, könnte man diese fast schon abgehalten haben.
Doch dank HubSpot konnten wir die gemeinsame Termingestaltung mit unseren Leads und Kunden automatisieren. Dafür haben wir HubSpot mit unserem Google-Kalender verknüpft. Aus diesem werden unsere verfügbaren Zeiträume synchronisiert. Auch Mittagspausen und individuelle Zeiten werden dabei berücksichtigt. Möchte ein Lead nun einen persönlichen Termin mit uns vereinbaren, dann senden wir ihm einen individuellen Kalender-Link. Aus diesem kann er sich ganz bequem einen für ihn passenden Termin heraussuchen.
Das Widget lässt dabei fast keine Wünsche offen: Es passt sich auf die Zeitzone und Sprache Ihrer Kunden an. Auch die Dauer der Meetings und die Puffer dazwischen lassen sich von Kunde zu Kunde variieren.
Hinweis: Diese Funktion ist nur in den Sales Starter und Sales Pro Tools von HubSpot nutzbar.
8. Lead-Scoring
Auch unsere Bewertung von Leads, das sogenannte Lead-Scoring, haben wir automatisiert. Führt ein neuer Kontakt eine Aktion aus, bekommt er vorher dafür festgelegte Punkte.
Das funktioniert genauso wie im Supermarkt: Je mehr Sie einkaufen, desto mehr Treue- oder Sammelpunkte bekommen Sie. Nach dem gleichen Prinzip läuft das Lead-Scoring ab: Umso mehr ein Kontakt mit uns interagiert, desto mehr Punkte bekommt er. Erreicht ein neuer Kontakt eine bestimmte Punktzahl, wird er automatisch zu einem Sales-Qualified-Lead und an den Verkauf übergeben.
Unser Verkaufsleiter muss also nicht manuell jeden Kontakt bewerten und verpasst garantiert keinen Lead mehr, der sich für den Verkauf qualifiziert hat. Ab wann ein Kontakt übrigens sales-ready ist, können Sie individuell in HubSpot anpassen.
Fazit: Nicht zur Maschine werden
Bei all diesen tollen Automatisierungsprozessen dürfen Sie jedoch nicht vergessen, dass Sie es am anderen Ende der Automatisierung immer noch mit echten Menschen zu tun haben – darüber hinaus im Bestfall mit potenziellen Kunden. Klar, Software-Lösungen wie HubSpot vereinfachen – von der Content-Promotion bis hin zur Kommunikation und Interaktion mit Leads – viele Bereiche des (Inbound-)Marketings. Auf diese Weise kommen Sie leichter durch den Arbeitsalltag. Schließlich können Sie sich nicht ständig persönlich um jeden einzelnen Download oder Facebook-Post kümmern. Bleiben Sie trotz dieser vielen Möglichkeiten der Automatisierung jedoch immer persönlich und vergessen Sie nie den Menschen hinter dem Bildschirm.
