Unsere Lieblings-Tools in HubSpot

Trialta ist Platin-Partneragentur von HubSpot – wir haben also schon einige Erfahrung mit der Inbound-Plattform sammeln können. Und so manches Feature hat sich im täglichen Einsatz nicht nur bewährt, sondern als regelrechtes Lieblings-Tool erwiesen. Wir zeigen, womit wir selbst am liebsten arbeiten!

Sie kennen das Phänomen sicher auch aus anderen Anwendungen: Unabhängig davon, was eine Software (sonst noch) kann, gibt es meist doch Standards, Abläufe und Tools, mit denen man täglich am liebsten arbeitet. Weil sie so praktisch sind, einfach in der Handhabung oder besonders schnell zum Ziel führen. Nicht anders ergeht es dem Team von TRIALTA mit HubSpot. Auch wir haben Lieblings-Tools, die uns helfen, HubSpot besonders erfolgreich einzusetzen. Und weil bei aller liebgewonnenen Routine ein Blick über den Tellerrand immer von Nutzen ist, tauschen wir uns regelmäßig und abteilungsübergreifend über unsere individuellen Lieblinge aus. Ein Austausch, an dem wir Sie gerne teilhaben lassen, wenn Mitarbeiter von Trialta ihre Lieblingstools in HubSpot vorstellen:

Beate Bender, Project Manager:

"Eigentlich habe ich zwei Lieblings-Tools, ohne die ich mir die tägliche Arbeit gar nicht mehr vorstellen könnte. Das eine ist der Meetinglink in HubSpot Sales, das andere die Segmentierung der Kundendaten im CRM durch Eigenschaften bzw. Properties.

Der Meetinglink ist praktisch die Überholspur zur schnellen Terminfindung: Statt Terminvorschläge per Mail hin- und herzuschicken, wähle ich in meinem Kalender Zeiten, die ich für Interessenten bzw. Kunden freihalte. Dann erhält der Lead einen Link zu meinem persönlichen Kalender, wo er sich innerhalb der freigegebenen Slots einen passenden aussucht und ihn direkt in meinem Kalender einbucht. Der Vorteil liegt aber nicht nur in der Geschwindigkeit: Durch den unmittelbaren Zugriff auf meinen Kalender sende ich ein deutliches Signal, wie wichtig mir der Termin ist.

Die richtige Botschaft zur richtigen Zeit an die richtige Person zu bringen – das ist eine wichtige Kommunikationsregel im Inbound Marketing. Und das HubSpot CRM unterstützt mich dabei enorm durch seine Segmentierungs-Funktion: Damit kann ich Unternehmen sowie einzelne Kontakte kategorisieren und ihnen entweder von HubSpot vordefinierte oder auch individuelle Eigenschaften zuordnen. Kurz gesagt: Properties helfen mir, einen Lead zu charakterisieren und ihn beim Telefonieren oder Mailschreiben zu visualisieren. Das macht die Kommunikation mit ihm viel wertvoller – für beide Seiten!"

Natalie Meier, Office Manager:

"'Haben Sie meine Mail gelesen?' – solche Anrufe sind gar nicht so selten und sie sind meist unnütz. Denn es ist vertane Zeit, hinter einer Mail herzurufen: Dann kann man auch gleich nur telefonieren. Außerdem ist der Kommunikationsweg 'Mail' ja auch ein Angebot an den Empfänger, sich nicht sofort mit der Nachricht befassen zu müssen.

Und trotzdem: Oft genug ist es für mich schon hilfreich zu wissen, ob eine Mail nicht nur 'raus ist', sondern auch zur Kenntnis genommen wurde. Daher nutze ich besonders gern die Integration von Google Mail in HubSpot. Denn wenn ich Mails über HubSpot versende, kann ich genau nachvollziehen, ob und wann die Empfänger sie gelesen haben. Das erspart mir einen zusätzlichen Anruf – und dem Kunden bzw. Lieferanten eine telefonische Unterbrechung seiner Arbeit."

Isabell Weiß, Sales and Marketing Consultant

"Wer mich kennt, weiß, wie wichtig mir Ordnung und Struktur sind – insbesondere bei der Arbeit. Daher nutze ich, mit noch immer wachsender Begeisterung, das recht neue Tool 'Duplikate verwalten' im CRM von HubSpot. Denn doppelte (oder gar mehrfache!) Kontakt-Einträge im CRM sind mir ein Graus, und zwar unter anderem aus diesen Gründen:

• Bei Kampagnen erhält ein Lead zwei oder mehr identische Mails, weil er im CRM mit zwei Adressen geführt wird.
• Das Pricing-Modell von HubSpot basiert auch auf der Zahl der Kontakte – frühes Löschen von Duplikaten verhindert eine Hochstufung.
• Kommuniziert man mit einem Lead, der unter zwei Mailadressen geführt wird, kann es sein, dass dieser nicht den gesamten Vorgang in einer Inbox zur Verfügung hat – weil die Mails unterschiedlich adressiert waren.

Deshalb besuche ich den Menüpunkt 'Kontakte – Optionen – Duplikate verwalten' in HubSpot regelmäßig. Die Software durchstöbert eigenständig die Kontakt-Datenbank und listet 'verdächtige Fälle' auf. Bevor man nun die Ärmel hochkrempelt und loslegt, löscht und zusammenlegt, gibt es aber auch einiges zu bedenken und beachten:

• Bevor zwei verdächtige Kontakt-Datensätze zusammengelegt werden, immer nochmal händisch prüfen – vor allem in Bezug darauf, welcher denn der aktuell richtige ist.
• Einmal zusammengeführte Kontakte lassen sich nicht mehr trennen. Die Entscheidung sollte also am besten ein Mitarbeiter treffen, der den Lead genau kennt.
• Beim Zusammenführen kann sich die Kontakthistorie verändern; unter Umständen ergibt sich ein falsches Bild der jeweiligen Buyer's Journey.

Beim Aufräumen von Duplikaten ist also Hektik kein guter Ratgeber: So wichtig ein aufgeräumtes, gut sortiertes CRM auch ist, so fatal wäre es, Kontaktdaten zu verlieren oder zu verfälschen. Ich reserviere mir dafür ein paar Stunden, um nicht vom Tagesgeschäft abgelenkt zu werden."

Tobias Nickolai, Technical Manager:

"Als Entwickler schätze ich am HubSpot CMS besonders die Arbeit mit der HubDB. Die HubDB ist eine relationale Datenbank von HubSpot, in der man beliebig viele Tabellen mit bis zu 10.000 Zeilen anlegen kann. Neben Text-, Zahlen- und Multiselect-Feldern ist es außerdem möglich, Felder zu erstellen, bei denen Bilder und Videos direkt aus dem HubSpot Filesystem ausgewählt werden können.

Abrufen kann man die Daten über die HubSpot API für externe Anwendungen sowie aus einem Modul im HubSpot CMS über die Templating Language HubL.
Durch die HubDB kann ich zum einen dynamische Seiten mit den Inhalten der Tabellen generieren, zum anderen ist es möglich, die Daten via HubL in einem Custom Modul zu beziehen und so HubSpot-Seiten gezielt mit den Inhalten zu bestücken.

So können wunderbar Listingseiten erstellt werden. Das heißt, man kann Inhalte wie z.B. Content Offer in einer HubDB-Tabelle eintragen und automatisch über ein Custom Modul via HubL in einem Template abrufen und dann beispielsweise auf einer Download-Seite darstellen. Der besondere Vorteil dieses Verfahrens ist, dass neue Inhalte nicht extra auf Seiten- oder Template-Ebene hinzugefügt werden müssen und auch das Design nicht angepasst werden muss – es muss lediglich eine neue Zeile in der Tabelle angelegt werden. Durch HubL können dann zudem weitere Filter in der Datenbankabfrage genutzt werden, um die Inhalte z.B. sortiert nach bestimmten Kriterien darzustellen."

Julia Herold, Marketing Consultant:

"HubSpot bedeutet für mich Inbound Marketing mit objektiv messbarem Erfolg. Besonders gerne nutz ich die Möglichkeit, mehrere Elemente einer zusammengehörigen Kampagne miteinander zu verknüpfen, sie zu tracken und damit die Wirksamkeit sowohl der gesamten Kampagne als auch ihrer einzelnen Bausteine bestimmen zu können. Hierzu ein Beispiel:

Zur Bewerbung eines Webinars nutzen wir CTAs in Blogartikeln und Landing Pages, aber auch E-Mails und Beiträge in den sozialen Medien. Dank der Erkenntnisse des verknüpften Trackings wissen wir einerseits, wie das Thema und das Webinar insgesamt ankommt – und anderseits, welche Einzelmaßnahme besonders viel Resonanz erhielt. HubSpot-Anwender, die ihr Marketing auf der Basis von belastbaren Zahlen optimieren und gerne wissen wollen, an welchen Stellschrauben noch zu drehen ist, werden diese Funktion des verknüpften Trackings sicher genauso gerne wie ich nutzen."

Nicola Kemp, Digital Marketing Consultant:

"Für mich sind die A/B-Tests - vor allem von CTAs - ein besonders nützliches Feature von HubSpot. Mit ihnen lassen sich verschiedene Varianten von CTAs testen, um die beste Version mit der besten Performance zu ermitteln. HubSpot spielt unterschiedliche Varianten gleich oft aus und stellt die Ergebnisse der jeweiligen Performance in einer übersichtlichen Analyse dar.

Das ist besonders hilfreich, wenn man seine eigene Seite schon so in- und auswendig kennt, dass man alles, was einfach nur “neu” ist, schnell als bessere, auffälligere Variante empfindet. Aber wird der neue CTA auch wirklich besser geklickt? Die A/B-Tests mit HubSpot liefern dazu auf Zahlen basierende Ergebnisse und man lässt sich nicht mehr so leicht durch das eigene, subjektive Empfinden täuschen."

Agnes Beer, Marketing Consultant:

"Vor allem in der Alltagshektik hat sich HubSpot als mein 'persönlicher Supervisor' bewährt. Ich finde es besonders hilfreich, dass ich mich z.B. beim Verfassen von Marketing-E-Mails oder der Veröffentlichung eines Blogposts immer darauf verlassen kann, dass HubSpot 'mitdenkt'. Natürlich weiß man in der Theorie selbst, dass eine gute Marketing-Mail einen Vorschautext enthalten und man Links noch einmal auf Fehlerhaftigkeit überprüfen sollte. Trotzdem ist es beruhigend, zu wissen, dass man sich nicht allein auf die Checkliste im Kopf verlassen muss.

Mit einem Klick auf 'Optimieren' gibt HubSpot bei so ziemlich jeder Content-Erstellung Vorschläge, was sich an meinem Entwurf noch verbessern lässt – sei es, dass es mich an die Berücksichtigung der Ladezeit erinnert, ich über- oder unterhalb einer empfohlenen Zeichenanzahl liege, oder ein Bild noch ohne ALT-Text ist. HubSpot hat bei allen Vorgängen noch einmal die Marketing- bzw. SEO-Brille auf, sodass beim letzten Check kein Detail übersehen wird."