Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist Vertrieb oftmals Chefsache. Das ist gut, so lange es funktioniert – aber die Möglichkeiten sind limitiert. Wir zeigen, warum es sich lohnt, den Verkauf ins Sales-Team abzugeben und warum so das Unternehmen weiter wachsen kann.
Eins vorweg: "Boss" und "Chef" sind schön griffige Wörter mit der richtigen Prise Klischee-Anteil, die sich prächtig einsetzen lassen, wenn es wie hier um Veränderungen in der Geschäftsführung geht. Dass wir mit diesem Artikel aber nicht nur männliche Geschäftsführende und Inhaber meinen, versteht sich natürlich von selbst …
"Die Geschäftsleitung arbeitet nicht im Unternehmen – sie arbeitet am Unternehmen!" Klingt plausibel, wird aber noch längst nicht von jeder Unternehmensführung so gelebt. Gerade dann, wenn der Chef auch der Gründer ist: Schließlich hat man selbst die ersten Kunden akquiriert, hat den Kundenstamm gepflegt und anfangs Verträge per Handschlag geschlossen. Wenn man dabei alles richtig gemacht hat, konnte das eigene Unternehmen wachsen und gedeihen – und wird früher oder später einfach zu groß, als dass der Chef alleine den Verkauf stemmt.
Damit Wachstum nicht unnötig eingebremst wird, sollten sich Gründer und Geschäftsführer frühzeitig Gedanken darüber machen, wann es an der Zeit ist, die Sales-Aktivitäten an eine Vertriebsmannschaft – und an eine funktionale Sales-Software – zu delegieren. Schon aus einem Grund: Die Arbeitskraft des Chefs mag ja richtig Boss-mäßig sein; beliebig skalierbar ist sie aber nicht. Ein Sales-Team dagegen schon. Damit sich die Geschäftsführung nicht selbst im Weg steht und die Übertragung der Verkaufsaktivitäten vom Geschäftsführer aufs Team reibungslos klappt, braucht man vor allem eins: den Willen, es zu tun. Für alles weitere sorgt dann eine ausgearbeitete Strategie.
1. Sorgen Sie für Transparenz
Das dürfte für so manchen Gründer ein schwieriger erster Schritt sein: Die Karten müssen auf den Tisch. Denn natürlich muss eine neue Sales-Mannschaft über ihre Aufgabe umfassend informiert sein, damit sie auch ganz im Sinne der Geschäftsführung handeln kann. Alles, was bisher Chefsache war, wird also zur allgemeingültigen Handlungsanweisung für das ganze Sales-Team. Dazu gehören zum Beispiel:
- Pricing
- Angebotsgestaltung
- Bedingungen für Preisnachlässe
- Spielraum für Preisverhandlungen
- Gesprächsinhalte aus Verkaufsverhandlungen
- Besondere Konditionen für bestimmte Kunden
Ach ja, und natürlich wollen wir an dieser Stelle auch nicht vergessen, an die Notwendigkeit einer (oder mehrerer) sauber definierten Buyer Persona(s) zu erinnern: Es nützt natürlich nichts, wenn nur der Chef das Bild des idealen Kunden vor sich hat; die ganze Verkaufsmannschaft muss die Buyer Persona(s) im Fokus behalten.
2. Etablieren Sie einen Sales-Prozess
Hier noch schnell ein Telefonat, dort einen Kundenbesuch, dazwischen einen Vertrag aufsetzen, Termine mit x Kunden jonglieren und schließlich erschöpft, aber glücklich den Verkaufsabschluss feiern: Sie ist schon prickelnd, herausfordernd und spannend, die Anfangszeit eines Unternehmens. Aber so kann man auf Dauer eben nicht weitermachen: Je größer ein Unternehmen wird, desto dringender benötigt es kontrollierte Abläufe und definierte Prozesse. Das gilt insbesondere für die Sales-Abteilung: Je strukturierter dort gearbeitet wird, desto geringer ist das Risiko, dass Termine oder Vertragsausarbeitungen versäumt werden, sich Kunden zu wenig betreut fühlen oder gar Leads verloren gehen. Am besten gelingt Leadgenerierung, wenn sie linear erfolgt – und nicht punktuell. Das lässt sich am besten anhand des Inbound Sales Prozesses aufzeigen:
Der Inbound Sales-Prozess: Musterbeispiel für einen Verkaufsprozess, der funktioniert.
Schritt für Schritt ans Ziel: Ein guter Verkaufsprozess ist keine Anhäufung unstrukturierter Einzelaktionen, sondern verläuft geradlinig. So, wie der Inbound Sales Prozess, den wir in diesem Blogpost beschreiben. Dieser lineare, definierte Ablauf macht es dann auch einfacher, den Verkaufsprozess zu delegieren: Für jeden Einzelschritt gibt es klare Handlungsanweisungen, Verantwortliche oder auch automatisierte Abläufe. Hier nochmals die typischen Elemente im Inbound Sales-Prozess:
- Identifizieren (möglicher Leads)
- Erstkontakt zu Leads und Konversion zu qualifizierten Leads
- Analyse der qualifizierten Leads und Konversion zu Opportunities
- Nachfolge-Kontakte und Beratungsgespräche mit den Opportunities
- Verkauf und damit Konversion der Opportunities zu Kunden.
3. Geben Sie Sales-Aufgaben Schritt für Schritt ab
Auch das ist ein positiver Effekt eines etablierten, stringenten Verkaufsprozesses: Er muss nicht komplett auf einmal abgegeben werden, sondern lässt sich kleinteilig delegieren. Wenn der Sales-Prozess an die Verkaufsmannschaft übergeben wird, möchte der Chef sicher zu Beginn noch bei allen Einzelschritten zumindest überwachend präsent sein. Und wenn die Sales-Mannschaft den Verkaufsprozess verinnerlicht sowie Sicherheit in dessen einzelne Schritten erlangt hat, lassen sich Verantwortlichkeiten nach und nach abgeben. Das kann übrigens auch in Abhängigkeit der Leads geschehen: Etwa, wenn der Inhaber bei bestimmten Kontakten / Leads im eigentlichen Verkaufsprozess dabei sein möchte. Oder wenn er auf eine Branche spezialisiert und aufgrund seines Fachwissens die erste persönliche Kontaktaufnahme übernehmen will. Beispiele für Sales-Aufgaben, die nach und nach abgegeben werden können, sind:
- Lead Management und die Identifizierung von Leads anhand der Buyer Persona
- Der Connect Call, also der erste Anruf bei einem Lead
- Der Exploratory Call, also der Kontakt, der aus einem Lead einen Kunden machen kann
- Abschließendes Verkaufsgespräch
4. Schaffen Sie klare Strukturen im Sales-Team
Was den Ablauf des Sales-Prozesses zutrifft, hat beim Verkaufsteam natürlich auch Gültigkeit: Eindeutige Strukturen schaffen die ideale Grundlage für die Übernahme von Verantwortungen. Das hat übrigens nicht unbedingt etwas mit althergebrachten Hierarchien zu tun: Teamstrukturen lassen sich auch sehr flach etablieren. Entscheidend ist, dass es abgegrenzte Zuständigkeitsbereiche gibt. Das erleichtert es dem einzelnen Teammitglied, die Aufgaben des Inhabers zu übernehmen. Und: Ein übergeordneter Team-Leader ist die ideale Schnittstelle, um dem Chef über die Entwicklung der Sales-Mannschaft und die Erledigung der übertragenen Aufgaben Bericht zu erstatten. Von "unten" nach "oben" – sofern die althergebrachten Begriffe in die eigene Unternehmenskultur passen – könnte die Struktur einer Verkaufsmannschaft zum Beispiel so aussehen:
- Junior Sales Reps
- Senior Sales Reps
- Inbound Sales Manager
- Head of Sales
5. Nutzen Sie die Möglichkeiten einer Sales Software
Spätestens, wenn Verkauf nicht länger (nur) Chefsache ist und ein Verkaufsteam mit klaren Zuständigkeiten gebildet wurde, ist es Zeit, die Strukturen im Team und in den Abläufen auch softwareseitig abzubilden. Als HubSpot Solution Partner empfehlen wir logischerweise die Inbound Marketing Software-Suite von HubSpot – und das aus gutem Grund: HubSpot ist quasi auf's Verkaufen ausgelegt. So können Sie mit den Funktionen des Marketing Hubs Traffic und Leads generieren, diese im CRM speichern und dann mit den Sales Hub Tools zu Kunden weiterentwickeln. Unabhängig vom Anbieter empfehlen wir Ihnen aber auf jeden Fall die folgenden Funktionen für einen einfacheren Sales-Alltag: Reportings über Ihre Aktivitäten, (gemeinsam) nutzbare E-Mail Vorlagen, Team-übergreifend perfektionierte Follow-Ups auf Kundenreaktionen und direkt durch die Leads buchbare Meetings und Video-Chats.
Fazit: Loslassen ist gar nicht schwer
Alte Gewohnheiten abzulegen ist dann besonders einfach, wenn das Neue einfach besser ist – das gilt in besonderem Maße für die Delegation der Verkaufsaktivitäten vom Gründer auf die Sales-Mannschaft. Denn erstens verschafft sich die Unternehmensführung damit Zeit, um das langfristige Wachstum einer Marke und / oder eines Produkts zu fördern und zu begleiten. Und zweitens: Wenn Sie sich für ein leistungsstarkes Tool als Verkaufs-Software entscheiden, können Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten ganz einfach delegieren – behalten dank umfangreicher Analyse-Tools aber zu jedem Zeitpunkt die volle Kontrolle. Ziemlich bossy, nicht wahr?
