Hand auf's Herz – wie viele Meetings stehen am Tag oder in der Woche in Ihrem Kalender? Und wie viele davon halten Sie für sinnvoll? Wie oft verlassen Sie danach den muffigen Konferenzraum und denken sich: "Also in der Zeit hätt' ich auch was verkaufen können..."?
Das kommt Ihnen bekannt vor? Damit sind Sie beileibe nicht der Einzige. Denn allzu häufig werden Meetings nicht richtig organisiert und bleiben somit ohne greifbares Ergebnis. Dabei kann man schon mit einigen wenigen Regeln Besprechungen wieder zu dem wichtigen Bestandteil des Miteinanders machen, der sie eigentlich sind!
1. Setzen Sie unbedingt eine Agenda
Und damit meine ich immer. Nein wirklich – immer! Ich weiß, es klingt banal. Aber allzu oft heißt es in Meeting: "Das sollten wir nochmal extra besprechen. Kann da einer 'nen Termin organisieren?" Und dann war's das: Der Termin wird organisiert und auch fleißig alle eingeladen. Aber was man da jetzt eigentlich im Detail genau tatsächlich besprechen wollte – ach, das merkt man ja eh erst, wenn man dann in's Reden kommt!
Ich hoffe, niemand nickt an dieser Stelle zustimmend mit dem Kopf! Termine, die so anfangen, sind fast immer die, nach denen alle missmutig die Augen verdrehen und heimlich "Zeitverschwendung!" murmeln. Im Ernst – auch bei Spontanbesprechungen sollte zumindest ein Rahmen gesteckt werden. Und dieser muss mindestens folgende Fragen beantworten:
- Warum sind wir hier?
- Wie sieht die Zielsetzung aus?
- Für wen ist dieses Meeting wichtig, bzw. auch umgekehrt, wer ist für den Erfolg des Meetings wichtig?
- Wie lange soll es dauern?
Und damit sind wir schon gleich bei Punkt zwei!
2. Stecken Sie einen zeitlichen Rahmen
Ich gebe zu, auch bei uns verzetteln wir uns ab und an in Meetings. Wir sind ein sehr bunt gemischtes Team mit vielen unterschiedlichen Sichtweisen. Und die meiste Zeit ist das richtig klasse, weil man unglaublich viel kreativen Input erhält, jeder seine ganz eigenen Schwerpunkte und Herangehensweisen einbringt.
Aber: In Meetings führt das schon mal zu dem Problem, dass man sich in sehr diffizilen und zeitraubenden Diskussionen wiederfindet. Und aufgrund der erhitzten Gemüter ist dann auch schnell der "Point of No Return" erreicht. Aus so einem Meeting kommt man erst nach 3 Stunden vollkommen geschafft und durchgeschwitzt wieder raus – und danach herrscht erst mal eisige Stille.
Okay, nein so schlimm ist es dann doch nicht. Aber wir finden uns gerne mal in der Situation wieder, dass ein Meeting zwar püntklich beendet wird, es aber inhaltlich an Ergebnissen mangelt, weil anfangs zu viel Zeit auf Kleinigkeiten verwendet wurde. Oder dass wir uns hin und wieder in lustigen Anekdoten verlieren. Oder dass wir gnadenlos überziehen und noch ein Folgemeeting dranhängt.
Was dagegen hilft: Ihre Agenda haben Sie ja bereits im Vorfeld geplant (!), nun versehen Sie die einzelnen Punkte mit einer sinnigen Redezeit. Das bedeutet nicht, dass Sie einfach immer zehn Minuten pro Thema rechnen und das dann durchpeitschen. Es gibt durchaus Kontroversen und tiefgreifende Angelegenheiten, die Sie ausführlich besprechen müssen. Aber versuchen Sie im Allgemeinen, den Aufwand realistisch einzuschätzen.
Wenn Sie dann merken, dass das Gespräch gerade aus dem Ruder läuft, holen Sie Ihre Leute schnell wieder ab und fokussieren Sie auf das eigentliche Thema und die eingeplante Zeit. Angenommen, Sie haben einen Agendapunkt komplett falsch eingeschätzt und stoßen auf viel größeren Redebedarf, dann gliedern Sie diesen Punkt einfach in ein eigenes Meeting aus. So können Sie den zeitlichen Rahmen trotzdem einigermaßen halten und das Thema separat mit der nötigen Aufmerksamkeit eruieren.
3. Ein effektives Meeting ist keine reine Berichterstattungsrunde!
Um mich klar auszudrücken: Ich spreche von Teammeetings des Vertriebs. Natürlich sind Zahlen im Verkauf wichtig, aber eben auch leicht zugänglich. Brauchen Sie als Verkaufsleiter wirklich Ihr Team versammelt an einem Tisch, damit es Ihnen Rede und Antwort steht, was in der letzten Woche passiert ist? Oder gibt es nicht irgendwo ein gemeinsames Dokument, eine Auswertung Ihres CRMs, Ihres Controllings, das Ihnen diese Zahlen ohnehin mit ein paar Klicks bereitstellt?
Wirklich nicht? Dann investieren Sie bitte paar Mark in eine adäquate Software oder legen sich zumindest eine Excel Tabelle an. Aber die Zeit Ihrer Verkäufer ist einfach zu wertvoll – und teuer! – als dass Sie sie mit Meetings vergeuden sollten, in denen jeder reihum aussagen muss, wie viele Telefonate er geführt hat, was in der Pipeline ist und welcher Lead gerade irgendwie festgefahren ist! Holen Sie sich diese Zahlen doch in Form von Reportings und sprechen Sie gegebenenfalls mit einzelnen Mitarbeitern unter vier Augen, wenn die Performance nicht zufriedenstellend ist.
Ein Gruppenmeeting ist jedenfalls kein Pranger, an den die "schwächeren" Verkäufer gestellt werden sollten. Das verbreitet – zusätzlich zu Missmut wegen Ineffizienz – nur Panik! Versuchen Sie stattdessen ein offenes Klima zu schaffen und somit gemeinsam Wege zu finden, Ihre gesetzen Vertriebsziele zu erreichen.
4. Lassen Sie Platz für Probleme und Herausforderungen
In diesem Sinne: Geben Sie Ihren Mitarbeitern Raum, sich gemeinschaftlich zu Problemen auszutauschen. Vielleicht stockt bei einem der Deals gerade die Verhandlung, ein (potenzieller) Kunde hat Einwände, die Ihren Mitarbeiter (über-)fordern, an einen vielversprechenden Kontakt gibt es einfach kein Herankommen, ein wichtiger Kunde scheint unzufrieden usw. Legen Sie doch online ein Dokument zur gemeinsamen Bearbeitung an, damit die Mitglieder des Sales Teams drängende Themen auf die Agenda setzen können.
Im Meeting können sie sich dann im Plenum dazu austauschen, neue Ideen brainstormen und Erfahrungswerte vergleichen. Und trotz jeglicher Professionalität – man muss sich auch einfach mal eingestehen, dass man mit manchen Menschen nicht kann, man sich einfach nicht auf einer Wellenlänge bewegt. Auch dieses Problem kann in einem gemeinsamen Termin angesprochen und bei Bedarf ein anderer Verantwortlicher gefunden werden.
5. Gemeinsames Lernen
Wie gesagt, Vertriebsmeetings sollten kein einfaches Reihum der wöchentlichen Aktivitäten sein. Vielmehr sollte die Agenda interne Verbesserungen und gemeinsames Lernen forcieren. Neben Schulungen und Learning by Doing sind der Austausch mit Kollegen und das gegenseitige voneinander Lernen ein wichtiges Werkzeug in der Verkaufsabteilung. Und genau hierzu sollten Sie Ihre Sales Meetings nutzen. Neben den drängenden Herausforderungen, die ich gerade schon angesprochen habe, sind auch Updates und neue Strategien ein wichtiger Teil im Lernprozess.
Hat einer Ihrer Mitarbeiter vielleicht gerade ein neues Tool entdeckt, dass seinen Prozess vielversprechend strukturiert? Oder eine neue Herangehensweise, die die Response-Raten seiner Leads erhöht? Wie erfolgreich sind die Tipps und Tricks aus dem letzten Meeting umgesetzt worden?
Fragen Sie nach Erfahrungswerten, Feedback, neuen Erkenntnissen und geben Sie auch hier Ihren Mitarbeitern Raum, um Fragen zu stellen oder um Hilfe zu bitten. Natürlich sollten auch solche Anregungen bereits vorher auf der gemeinsam verwalteten Agenda landen und damit in die Planung einfließen. Gerade für Neulinge in Ihrem Vertriebsteam ist dies ein wahrer Fundus an Ratschlägen und ein toller Weg, von der Expertise der Kollegen zu lernen und zu profitieren.
6. Fokus ist das Team
Mit den obigen fünf Punkten ist dieser Sechste eigentlich auch schon klar: Der Fokus soll auf Ihrem Team liegen – nicht auf Ihnen als Vertriebsleiter! Das bedeutet nicht nur, dass Sie auf die Erfahrungen und Herausforderungen Ihrer Mitarbeiter eingehen sollen, sondern auch dass diese hauptsächlich das Wort haben.
Was ich damit meine: Sie sollten weniger Autoritätsperson als viel mehr Teil der Konversation sein. Also nicht der Lehrer im Klassenzimmer sondern Teil der Schülermeute. Natürlich sind Ihre Erkenntnisse, Bedenken und Ideen für die Runde enorm wichtig, doch sollten Sie nicht einziger Ansprechpartner sein. Ziel ist es, ein offenes Gespräch in Gang zu bringen, in dem jeder seinen Input ehrlich und bereitwillig beisteuern kann. Nur wenn solch offene Kommunikation erlaubt und das dazu nötige Vertrauen aufgebaut ist, kann Ihre Verkaufsmannschaft ihr ganzes Meetingpotenzial ausschöpfen.
Das bedeutet aber auch: Konstruktive Kritik ist unbedingt erlaubt, sogar erwünscht! Holen Sie hin und wieder Feedback zu Ihrem Vertriebsmanagement ein. Wo gibt es Optimierungspotenziale, was fällt positiv und negativ auf? Sind Ihre Mitarbeiter durch Ihren Führungsstil motiviert, sich weiter zu verbesser? Haben Sie das Gefühl, sowohl von Ihnen als auch der übrigen Mannschaft Rückhalt und Unterstützung zu erhalten?
Und dann heißt es natürlich: Fangen Sie damit auch etwas an und passen Sie die Meetingkultur und (in Teilen) Ihre Managementstruktur an die Bedürfnisse Ihrer Gruppe an. Muss ja keiner mit Samthandschuhen angefasst werden, aber …
Ich betone es gerne noch ein weiteres Mal…
Schaffen Sie bitte die Meetings ab, die nur zu Selbstbeweihräucherung oder zur Kontrolle durch Panik dienen. Sie sind weder produktiv noch besonders motivierend. Nehmen Sie sich stattdessen Zeit für die Belange Ihres Teams, planen Sie Meetings und gestalten Sie sie durch den Input des Teams in Zukunft aktiv. Nicht nur für Ihre Kunden sind personalisierte Angebote ansprechend und zielführend. Ihre Verkaufsmannschaft verdient die gleiche Aufmerksamkeit und Hingabe.
Und schlussendlich ist es eine ganz einfache Rechnung. Sie werden merken, dass der gesamte Sales Prozess davon profitiert, Sie gemeinsam neue Ideen zur Optimierung des Vertriebs implementieren und außerdem die Motivation und damit Produktivität Ihres Teams steigen. Klassische Win-Win-Situation also.
