Do it the Inbound Way, #4
Woran denken Sie, wenn Sie das Wort „Messe“ hören? An drohenden Venenstau? An kalten Kaffee? An gefrorene Dauerlächeln? Wir versprechen Ihnen, dass Sie andere Assoziationen (angenehme, vorfreudige, erhellende) damit verknüpfen, wenn Sie diesen Blogpost gelesen haben.
Messen und Kongresse – wie’s funktionieren kann, aber nicht sollte …
„5 Tage Fachmesse, das war ganz schön knackig“, denkt Maike Rollner, während sie schwer auf ihrem Drehstuhl sitzt und mit den geschundenen Füßen kreist. „Mal wieder sitzen, das ist herrlich.“ Dabei lief die Messe eigentlich gar nicht schlecht. Die neue Kapselkaffeemaschine hinter den Messestandkulissen hat tagsüber die Laune des Teams oben gehalten und die Abende mit den Kollegen waren auch ganz launig. Außerdem sind sie eine ganze Palette neuer Produktbroschüren losgeworden und haben im Gegenzug einen halben Schuhkarton voll Visitenkarten gesammelt. Das ist doch mal eine Ausbeute! Die Werbegeschenke wurden bis auf eine kleine Tüte auch alle verteilt, und Frau Rollner hat das gute Gefühl, alles getan zu haben, was sie auf der Messe leisten konnte.
Mit oberster Priorität beantwortet Frau Rollner die während des Messebesuchs angestaute E-Mail-Flut. Und weil der Arbeitsalltag natürlich keine Post-Messe-Pause kennt, ziehen eben noch ein paar Tage ins Land, bevor die Vertriebsassistentin sich wieder dem Visitenkartenkarton zuwendet. Wenn sie ehrlich ist, dann hat sie die Aufgabe auch mehr oder weniger bewusst vor sich hergeschoben. Denn die Daten alle händisch in den PC zu übertragen und dann bei sämtlichen Kontakten nachzufassen, dieser Job strotzt nicht vor Kreativität.
Wie üblich verschickt Frau Rollner ein Dankesschreiben inkl. Unternehmenspräsentation als PDF per E-Mail an alle Kontakte. Zwei Dutzend ausgewählten Ansprechpartnern soll sie auf Bitte ihres Vorgesetzten zusätzlich eine Unterlagenmappe per Post schicken. Aus Budgetgründen hatte der Chef dieses Mal verfügt, nur noch großen Firmen die hochwertigen Mappen postalisch zustellen zu lassen.
Nachdem sie den Stapel zur hausinternen Poststelle getragen hat (zu lange sollte man ja auch nicht sitzen), knüpft sich Maike Rollner den ersten Kontakt auf ihrer Visitenkartenliste vor und wählt dessen Nummer. Tatsächlich hat sie den Ansprechpartner sofort in der Leitung und erinnert ihn an den Messebesuch im vergangenen Monat, auf dem man sich doch so interessant unterhalten habe. Wären denn die Unterlagen per E-Mail angekommen?
Nö, nichts angekommen
An ihren höflichen Einstiegsfloskeln entzündet sich zwar bei der Hälfte der erreichten Ansprechpartner ein kleines Gespräch, auf die Frage nach dem Erhalt der E-Mail oder der Post antworten die meisten allerdings, sie hätten nichts bekommen, sie könnten sich nicht erinnern, sie hätten sie aus Versehen entsorgt – jeweils verbunden mit der Bitte, die Unterlagen noch einmal zu schicken. Die Kontakte, die betonen, sich selber melden zu wollen, sobald sie Bedarf hätten, streicht die Vertriebsassistentin sofort von ihrer Liste.
Nach dem erneuten Versand einer E-Mail meldet sich Frau Rollner wie in der Mail angekündigt innerhalb der kommenden zwei Wochen noch einmal telefonisch. Zuerst ruft sie Rainer Hellweg an, einen Abteilungsleiter eines Mittelständlers, der im ersten Telefonat sehr offen gegenüber neuen Produkten und Services zu sein schien. Da er gerade in einem Meeting sitzt, verspricht Frau Rollner seiner Sekretärin, nachmittags noch einmal anzurufen. Um 16 Uhr telefoniert er allerdings bereits, sodass Frau Rollner sich am nächsten Tag noch einmal meldet. Da Herr Hellweg meint, keine E-Mail bekommen zu haben, wird vereinbart, die Mail noch einmal zuzuschicken und sich in einer Woche wieder zusammenzutelefonieren. In der kommenden Woche braucht Frau Rollner drei Anläufe, um mit Herrn Hellweg persönlich ins Gespräch zu kommen. Unterm Strich steht schließlich, dass die Angebote zwar sehr interessant klängen, der Zeitpunkt aber gerade wegen interner Umstrukturierungen unpassend sei. Man könne aber im Frühjahr noch einmal miteinander sprechen.
Seufzend lässt Maike Rollner den Hörer auf die Gabel sinken. Fast sehnt sie sich an den Messestand zurück. Da hatte sie zumindest das Gefühl gehabt, eine sinnvolle und gewinnbringende Arbeit zu leisten.
Messen und Kongresse – wie’s funktionieren kann und sollte
Mögen Sie die Welt der Gratiskugelschreiber und Gummibärchenpäckchen? Den Kosmos der Flyerflut und der Wadenkrämpfe? Die Nächte in seifig riechender Hotelbettwäsche und den Schlabberschinken auf dem Frühstückscroissant? Okay, hier zeichnen wir zugegebenermaßen kein freundliches Bild der Messe- und Kongresswelt. Dabei kann es zum einen wie im Fall von Frau Rollner auch sehr gesellig werden. Und zum anderen bietet eine Messe einen unschlagbar großen Pool an potenziellen Neukunden und inspirierenden Gesprächspartnern. Sie sollten also an Messe- und Kongressbesuchen unbedingt festhalten, aber Ihr Vorgehen von der Inbound-Methodik leiten lassen – damit Sie das Maximum aus Acht-Stunden-am-Stück-Stehen herausholen.
1. Vorbereitung des Messebesuchs
Beschränken Sie Ihre Vorbereitung nicht darauf, die Roll-ups abzustauben und mehrere Kartons der üblichen Firmenflyer bei der Stammdruckerei nachzuordern. Versehen Sie Ihr Printwerbematerial mit einem QR-Code oder einem Kurz-Link, der die Besucher auf eine speziell auf das Event abgestimmte Landing-Page führt.
Kreieren Sie einen „Lead-Fragebogen“, den Sie während eines Gesprächs mit einem Interessenten ausfüllen. Notieren Sie sich, was Ihr Gegenüber umtreibt – denn nach drei, vier oder fünf Tagen und 200 Gesprächen kann auch kein Matheweltmeister mehr alle Fakten den Gesichtern korrekt zuordnen. Und: Denken Sie auch einmal darüber nach, sich Printbroschüren weitestgehend zu sparen. Bieten Sie Ihre Präsentationsmaterialien zum Download an. Wer Ihre Infobroschüre in den nächsten Mülleimer wirft, wissen Sie nicht. Aber wer auf einen Link auf Ihrer Website klickt, das wissen Sie!
2. Nachbereitung des Messebesuchs
Hier gilt erst einmal nur ein Schlagwort: zeitnah. Verlieren Sie keine Zeit. Wer eine knappe Woche auf Ihre E-Mail-Antwort verzichten konnte, kann das meist auch noch eine halbe Woche länger. Wenn’s fürchterlich dringend wird, ruft er Sie an. Ihr wichtigster Job ist nun aber, sofort, ohne Umschweife und direkt die gesammelten Visitenkarten zu bearbeiten und die Ansprechpartner zu kontaktieren.
3. Anschreiben verfassen
Wenn Sie Lead-Fragebögen ausgefüllt haben, dann haben Sie nun einen unschätzbaren Bonus: Sie können aufgrund der Infos, die Sie über einen Ansprechpartner gesammelt haben, priorisieren. Je mehr Sie wissen und je konkreter das Bild eines potenziellen Kunden ist, desto passgenauer können Sie Ihr Anschreiben verfassen. Gestalten Sie eine E-Mail mit auf den Empfänger zugeschnittenen Themen und ein paar Klickmöglichkeiten, die auf Ihre Website führen, wie Links zu relevanten Blogbeiträgen. Wie Sie einen passenden Betreff zur Erhöhung der Öffnungsraten Ihrer Mailings formulieren, erfahren Sie im Post:
4. Interaktion und Anruf
In einem nächsten Schritt rufen Sie nur bei den Kontakten an, die in Interaktion mit Ihrer Website oder Ihren Blog gegangen sind und damit Interesse an Ihren Angeboten bekundet haben. Erstellen Sie sich eine Prioritätenliste (z. B. wer hat sich was heruntergeladen?) und machen Sie sich einen verbindlichen Plan, wann Sie welchen Kontakt anrufen. Im Gespräch sind die versendeten Unterlagen bzw. die Themen, auf die Sie der Klickpfad des Gegenübers geführt hat, Ihr Aufhänger. Stellen Sie gezielte Fragen nach Wünschen, Ängsten, Zielen. Geben Sie einen wertvollen, relevanten Praxistipp.
5. Interaktion und Messung
In einer weiteren E-Mail fassen Sie Ihr Gespräch samt Tipp zusammen und fügen weitere relevante Links ein. Danach priorisieren Sie weiter – wer hat sich was heruntergeladen und welche Seiten angesteuert? Wer hier durch Interaktion weiteres Interesse zeigt, den rufen Sie wieder an und können dann im besten Falle schon einen persönlichen Beratungstermin vereinbaren.
Wie Sie außerdem mit Inbound-Marketing klassische Maßnahmen optimieren können finden Sie in diesen Blog-Posts:
