Verkäufer haben es nicht leicht: Interessenten und Kunden haben oft keine Lust mit Ihnen zu sprechen, sie konkurrieren mit anderen Vertriebsmitarbeitern und müssen monatlich Ihre Quote erreichen. Gut, dass sie in unserer digitalen Welt einen Freund und Helfer haben: Internet- und cloudbasierte CRM- und Sales-Systeme. Eines davon ist HubSpot mit seinem CRM. In diesem Artikel möchte ich Ihnen zeigen, wie die Software Sie bei Ihrem Akquiseprozess bzw. bei der Kontaktaufnahme mit Interessenten unterstützen kann.
Im Vertrieb stellt vor allem die erste Kontaktaufnahme ein wichtiges Ereignis dar. Dieses kann über den weiteren Verlauf der Beziehung mit einem Interessenten entscheiden. Sind Sie zu aufdringlich, werden Sie vermutlich sofort als lästiger Vertriebsmitarbeiter abgewimmelt. Fehlt Ihnen jedoch der Biss, dann werden Sie wohl kaum im Gedächtnis Ihres Gegenübers bleiben. In einem ersten Gespräch mit einem Lead gilt es also, die goldene Mitte zwischen Aufdringlichkeit und Belanglosigkeit zu finden.
Die erste Kontaktaufnahme
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, den ersten Kontakt herzustellen – E-Mail und Telefonat sind wohl die gängigsten. Wir bei Trialta wählen meist Letzteres, da man hier einfacher eine persönliche Verbindung aufbauen kann. Dieses erste Gespräch bezeichnen wir auch als Connect Call, also einen Verbindungsanruf zwischen einem Vertriebler und einem Interessenten.
Doch vielleicht geht es Ihnen wie mir: Manchmal fehlt mir einfach die Motivation, mich vor das Telefon zu setzen und jemanden anzurufen. Was soll ich als einleitende Frage stellen? Wie stelle ich eine persönliche Verbindung und wie eine Verbindlichkeit für den nächsten Call her? Ach, wie schön wäre es, wenn ich nun einfach eine E-Mail schreiben könnte...
Ginge es nach meinem inneren Schweinehund, würde ich vermutlich bei den meisten Gelegenheiten die Mail bevorzugen und mich so schnell aus der Affäre ziehen. Doch schon, wenn es darum geht, mich für Telefonate zu motivieren, finde ich Unterstützung bei HubSpot – besser gesagt, bei HubSpots Mitarbeiter Nummer 6 und firmeninternem Motivations-Allrounder: Dan Tyre.
Persönliche Motivation
Wer Dan Tyre, langjährige Führungskraft und Sales Director bei HubSpot, einmal persönlich kennengelernt hat, der wird ihn wohl so schnell nicht vergessen: Er ist immer fit, immer motiviert und vor allem: Ein Experte in der Welt des Verkaufens. Und dieses Sales-Wissen (und seine unerschöpfliche Motivation) teilt er stets online und in der analogen Welt mit anderen.
So auch im "Pipeline Generation Boot Camp", einer zweitägigen Schulung in Dublin bei HubSpot (mit anschließenden wöchentlichen Online-Meetings). Zwischen Sales-Basics wie dem Connect Call und praxisnahen Rollenspielen, war für mich vor allem die Gemeinschaft und das Teilen von Erfolgen – und auch Niederlagen – hilfreich. Und so kann ich jedem empfehlen: Es lohnt sich auch im eigenen Unternehmen, anstatt den einsamen Wolf zu spielen, ein Teamplayer zu sein – auch, wenn jeder Salesmitarbeiter seine eigene Quote erreichen muss.
Der Connect Call
Doch durch die Schulung habe ich nicht nur meine Motivation gefunden, sondern vor allem auch wichtige Basics für die erste Kontaktaufnahme – also für den Connect Call – von Dan Tyre gelernt:
1. Inbound Leads anstatt Cold Calls
Schon allein aus datenschutzrechtlichen Gründen ist Kaltakquise schon lange nicht mehr salonfähig. Und natürlich sieht das Dan Tyre als Mitarbeiter der Inbound Marketing Plattform HubSpot nicht anders. Denn bei dem Inbound-Ansatz werden die Interessenten von sich aus auf Ihr Unternehmen und Ihre Angebote aufmerksam und informieren sich vorab selbst. Erst, wenn sich Ihre Interessenten aktiv bei Ihnen gemeldet haben oder ein Angebot (wie etwa ein Whitepaper) heruntergeladen haben, werden sie von Ihnen kontaktiert. Diese Interessenten bezeichnet man dann als Inbound Leads. Und: Es werden auch nur die Interessenten kontaktiert, die wirklich zu Ihrem Unternehmen passen, also Ihrer Buyer Persona entsprechen.
Bei der Suche nach Inbound Leads, die zu Ihrem Unternehmen passen, unterstützt Sie natürlich auch das HubSpot CRM. Hierzu später mehr unter "Die richtigen Leads finden".
2. Always be helping
Always be closing wird ersetzt durch: Man kann jedem helfen, der Hilfe will. Mit diesem Motto sollte man auch in einen Connect Call gehen. Denn: Niemand bekommt gerne das Gefühl vermittelt, dass er nur eine x-beliebe Person ist, der gerade etwas verkauft wird. Stattdessen sollte man die Bedürfnisse und Problemfelder seiner Interessenten identifizieren und versuchen, diese durch die eigenen Produkte und Dienstleistungen zu lösen. Merkt man, dass dies nicht möglich ist, dann sollte man diese Leads disqualifizieren und nicht mehr weiterverfolgen. Denn: Unzufriedene Kunden sind schädigend für das Geschäft und werden sicher nicht lange mit Ihnen weiterarbeiten wollen, oder Sie gar weiterempfehlen. Deswegen sollte man während eines Connect Calls nicht ans Verkaufen denken, sondern identifizieren, ob der Lead Probleme hat, bei denen er (Ihre) Hilfe braucht.
3. ...Pause
Für viele kein Problem, für Quasselstrippen wie mich, braucht das viel Übung: Die bewusste Pause am Telefon. Diese sollte man vor allem nach der Begrüßung einbauen: "Hallo, hier spricht Isabell Weiß von Trialta ... PAUSE PAUSE PAUSE ..." Dadurch geben Sie Ihrem gegenüber zum einen die Möglichkeit, sich an Sie oder Ihre Firma zu erinnern, zum anderen kann fast niemand lange Pausen leiden und wird fast ganz automatisch die Stille durchbrechen wollen. Daher können Sie getrost öfter eine längere Pause in Ihren Connect Call einbauen, um Ihren Lead zum Reden zu bringen.
4. Connect Call Positioning Statement
Durch dieses Statement soll der Lead merken, dass man ihn und seine Probleme verstanden hat und bereits ähnlichen Kunden helfen konnte. Deswegen sollte das Positioning Statement auch an den jeweiligen Gesprächspartner und seine Pain Points angepasst werden.
Das Statement kann wie folgt lauten: "Wenn wir mit Unternehmen wie Ihrem arbeiten, dann merken wir oft, dass diese Unternehmen gut bei ________ sind. Jedoch haben sie Probleme bei _______, was meist an _______ und an _________ liegt."
Hier ein Beispiel aus meiner Praxis: "Wir arbeiten oft mit Unternehmen wie Ihrem aus der IT- und Softwarebranche zusammen, welchen es gelingt, Traffic auf ihre Seite zu leiten. Jedoch haben diese Firmen oft Probleme bei der Leadgenerierung, was oft an einer benutzerunfreundlichen Bedienung der Website liegt."
Sagt der Lead darauf: "Ja, das hört sich genau nach mir an. Damit haben auch wir Probleme." dann haben Sie Ihr Ziel erreicht: Sie haben den Pain Point Ihres Leads identifiziert und wissen nun auch, dass dieser Hilfe braucht. Nun müssen Sie natürlich noch klären, ob Ihre Produkte und Dienstleistungen diese Probleme auch lösen können.
Wichtig: Übergeben Sie das Wort an Ihren Lead und nehmen Sie die Rolle des aktiven Zuhörers ein. Das erreichen Sie mit Sätzen wie: "Erzählen Sie mir mehr darüber?" "Habe ich das so richtig verstanden...?" "Warum ist das so?" etc. - und natürlich mit einer längeren Sprechpause!
Übrigens: Auch als Nicht-HubSpot-Partner können Sie von Dan Tyre und HubSpot profitieren. So gibt es eine große Auswahl an frei zugänglichen Artikeln im HubSpot Blog (z.B.: "How to master the Connect Call"), Videos und Zertifikaten in der HubSpot Academy, die jeden bei der Vertriebsarbeit unterstützen. Hier ein tolles Interview mit Dan Tyre zum Thema "Inbound Sales":
Die richtigen Leads finden
Doch bevor Sie zum Hörer greifen, sollten Sie zunächst einmal geeignete Leads für einen Connect Call finden. Wie bereits erwähnt, empfehle ich Ihnen, nur Inbound Leads anzurufen, die Ihrer Ziel-Branche und Ihrer Buyer Persona entsprechen und sich aktiv für Ihre Dienstleistungen oder Produkte interessieren. Bei der Suche nach passenden Leads unterstützt Sie das HubSpot CRM. Sie bekommen z.B. Einblicke, welcher Lead sich wann ein Whitepaper heruntergeladen hat oder anderweitig Interesse an Ihrem Unternehmen bekundet hat.
Benutzern des HubSpot Marketing Hubs wird es noch einfacher gemacht: Diese können mittels der Listen-Funktion Leads beliebig segmentieren. Also zum Beispiel: Zeige mir alle Leads, die sich das Whitepaper "SEO 2019" heruntergeladen haben und der "Buyer Persona XY" entsprechen.
Vom Lead zum Kunden mit HubSpot
Klar: Den Connect Call kann HubSpot nicht für Sie übernehmen. Doch mit den diversen Tools und Features bietet HubSpot die nötige Infrastruktur und hilft Ihnen so, Ihre Inbound Leads zum Kunden zu machen. Hier eine kleine Auswahl an Features, die meine tägliche Vertriebsarbeit erheblich erleichtern:
Taskmanagement
Nie wieder einen Call oder eine Follow-Up Mail vergessen: In HubSpot lassen sich Aufgaben als interner Task anlegen, und diese sich wiederum in Warteschlangen überführen. Die Aufgaben werden dann auch direkt beim jeweiligen Lead angezeigt. Ich habe mir eine Queue mit dem Namen "Connect Call" angelegt. Diese zeigt mir dann nacheinander alle relevanten Aufgaben. Habe ich einen Anruf und somit einen Task beendet, so springt HubSpot direkt zum nächsten Task in der Warteschlange und erstellt ggf. einen Follow-Up Task, wie etwa: "E-Mail schreiben in 2 Tagen."
Notizen
Auch Notizen über den Lead bzw. über das Telefonat mit ihm lassen sich im zugehörigen Kontaktdatensatz speichern. Dies dient mir einerseits als Erinnerungshilfe, andererseits können diese Notizen auch von anderen Mitarbeitern eingesehen werden und somit besitzt jeder den gleichen Wissensstand.
Übrigens: Wenn Sie HubSpot mit Ihrem E-Mail-Postfach verknüpft haben, werden auch alle E-Mails, die sie dem Kontakt zusenden im CRM gespeichert (einzelne E-Mails lassen sich jedoch auch manuell davon ausschließen). Somit wird jegliche Kommunikation mit dem Lead an einem zentralen Ort gespeichert und ist sofort griffbereit, wenn Sie den Lead bearbeiten.
Meetings über HubSpot buchen
Super praktisch ist auch das Meetings-Tool: Über dieses können sich Ihre Leads eigenständig ein Meeting mit Ihnen buchen. Ich habe mein Meetingswidget mit meinem Google-Kalender verknüpft. So werden automatisch meine verplanten Zeiten (in denen ich zum Beispiel in einem anderen Meeting sitze oder nicht im Haus bin) mit dem HubSpot Meeting Kalender synchronisiert und als nicht verfügbar gekennzeichnet.
Nach einem Connect Call schicke ich dem Lead oft den Link zu meinem Meetingkalender zu und bitte ihn, sich einen passenden Termin auszusuchen.
E-Mail Versand planen
Auch die Möglichkeit, E-Mails im voraus zu planen, erleichtert mir meine Akquisearbeit erheblich. Mittels der Sequenzen-Funktionalität kann ich auch gleich mehrere E-Mails gleichzeitig planen. Das gute daran: Antwortet der Lead auf einer der Mails, so stoppt der Versand automatisch und ich werde benachrichtigt. Dies benutze ich vor allem, um "verlorene" Leads wieder zu aktivieren. Bekomme ich nach 4 E-Mails keine Antwort, markiere ich den Lead als "Timing gerade ungünstig" oder versuche es noch ein letztes Mal telefonisch.
Das waren nun nur einige der Features mit welchen ich täglich arbeite. HubSpot hat natürlich noch viel mehr zu bieten, es liegt aber natürlich auch im persönlichen Ermessen, welche Tools den eigenen Arbeitsalltag erleichtern.
Fazit
Sicherlich: Nur mit der Benutzung von HubSpot alleine bekommen Sie noch keine Kunden. Hierfür braucht es (in den meisten Branchen) immer noch einen echten Vertriebsmitarbeiter, der aus einem Interessent einen Kunden macht. Trotzdem hat die Software viele Tools in petto, die Ihre Akquisearbeit erheblich unterstützen. Von technischen Features, wie dem Taskmanagement-System und dem Meetingkalender, bis hin zu vor Ort Schulungen mit Energiebündel Dan Tyre bietet HubSpot so fast ein Rundum-sorglos-Paket für den Vertrieb an.
