Vor etwa drei Wochen durfte ich einem unserer neuen Kunden die Erweiterung der kostenlosen Sales Tools – HubSpot Sales Pro – vorstellen. Dabei ist mir wieder einmal bewusst geworden, dass ich einige der enthaltenen Tools wirklich sehr schätze und deshalb auch die Pro-Version immer wieder gerne empfehle – wenn sie denn für den jeweiligen Kunden sinnvoll ist.
Doch wann genau bringt die Pro-Lizenz der Sales Software nun echte Vorteile? Für wenn lohnt sich überhaupt eine solche Investition? Ich versuche mal, Ihnen einen Überblick zu verschaffen.
HubSpot Sales Free
Wie angedeutet, handelt es sich bei Sales Pro um eine Erweiterung der kostenlosen Features, wie beispielsweise Companies, Deals, Tasks, CRM usw. Deshalb eignet sich Sales Pro auch am Besten, wenn Ihre Salesabteilung ohnehin schon an den Umgang mit HubSpot gewohnt ist.
Wenn Sie ein anderes Sales Tool verwenden wollen, erkundigen Sie sich auf jeden Fall zu möglichen Integrationen und Schnittstellen, damit Ihre generierten Daten auch bestmöglich verfügbar bleiben. Beispielsweise gibt es eine hervorragende Salesforce Integration, die auch bidirektional funktioniert und Ihrem Sales Team die entsprechenden Informationen auch in deren gewohnten CRM-Umgebung bereitstellt.
Sales Pro
Nun aber zu den Sales Pro Features: Wie gesagt, handelt es sich dabei zu einem Teil um Erweiterungen der bestehenden Funktionalitäten, die in Sales Free allerdings gewissen Beschränkungen unterworfen sind. Doch gibt es auch das ein oder andere Werkzeug, das Ihnen nur als Pro User zur Verfügung steht.
Notifications
HubSpot stellt Ihnen gewisse Push-Notifications bereit, damit Sie die Aktivitäten Ihrer Leads jederzeit im Blick haben und sofort reagieren können. So können Sie sich beispielsweise benachrichtigen lassen, wenn einer Ihrer Leads auf Ihre Website zurück kehrt – oder auch wenn ein ganz neuer Kontakt generiert wird. Sie sehen also auf den ersten Blick Name und Firma des Leads und gelangen über den orangen "View in HubSpot"-Button direkt in den Datensatz des Kontakts. Dort wiederum finden Sie, wie angesprochen, die komplette Timeline des Kontakts. Sämtliche Gespräche, besuchte Seiten, heruntergeladene Content-Offer und E-Mails inklusive Öffnungen und Klicks.
Es gibt noch eine separate Ansicht der Interaktionen mit Ihren verschickten E-Mails, diese finden Sie entweder im HubSpot Portal unter "Notifications" oder – sofern Sie sich die E-Mail Erweiterung für Chrome installiert haben – auch direkt neben Ihrer Adresszeile. Dieser Activity-Stream zeigt bei HubSpot Sales Free die letzten 200 Benachrichtigungen und ist auch für sämtliche User eines Portals, die die Tracking-Funktion nutzen, auf diese Zahl monatlich begrenzt. Für HubSpot Pro existiert hingegen keine Begrenzung. Sie können also jederzeit einsehen, ob Ihre E-Mail versandt, geöffnet und sogar geklickt wurde – anstatt sich ungeduldig zu fragen, was wohl der aktuelle Stand ist.
Besonders hilfreich ist das, wenn Sie dringend auf Rückmeldung, beispielsweise zu einem bald anstehenden Termin, warten. Oder auch, wenn ein besonders interessanter Lead sein Interesse durch einen Klick auf ein Content-Offer zeigt. HubSpot eröffnet Ihnen so die Möglichkeit, mit Ihren Leads dann in Kontakt zu treten, wenn Sie sich ohnehin gerade mit Ihren Angeboten beschäftigen. Und das erhöht die Chancen für ein erfolgreiches Gespräch ungemein!
Templates
Sie kennen das wahrscheinlich ähnlich gut wie ich – manche E-Mails schreibt man gefühlt jeden Tag. Beispielsweise das Versenden eines spezifischen Angebotes. Klar, hier und da passt man den Text an den individuellen Kontakt an, aber einige Informationen bleiben einfach immer gleich.
Genau da kommen Templates ins Spiel. E-Mails, die Sie oft versenden, können Sie mit wenigen Klicks als Vorlage in HubSpot speichern. Besonders praktisch: Informationen, die sich je nach Kontakt verändern, können mit sogenannten Contact Tokens automatisiert werden.
So können Sie das Template einfach aus der CRM oder über Ihre E-Mail-Erweiterung versenden, und die Kontaktinformationen für diese Tokens werden aus den CRM Properties automatisch eingefügt. Dabei sparen Sie sich beispielsweise das Abtippen von Anrede und Name des Kontakts oder auch die Stadt, in die Sie Ihre Grüße senden. Vor allem bei sehr komplexen Namen umgeht man hier auch die Peinlichkeit eines Tippfehlers.
Die kostenlose Variante bietet ebenfalls die Möglichkeit, solche Vorlagen anzulegen – jedoch ist die Zahl hier mit fünf Templates je Portal strikt begrenzt. Sales Pro hingegen erlaubt Ihnen, pro Nutzer und Monat satte 1.000 Templates anzulegen.
Documents
Ähnlich verhält es sich mit dem Anhang von Dokumenten. Sie können Dokumente direkt in HubSpot hochladen, so dass Sie keine übermäßig großen Dateien von mehreren Gigabyte versenden müssen, sondern die entsprechende Datei ganz elegant über einen Link verschicken.
Da eingebettete Links in E-Mails bei HubSpot getrackt werden, haben Sie auch hier wieder eine Benachrichtigungsfunktion, sobald der Lead das Dokument geöffnet hat. So können Sie sichergehen, dass Ihr Angebot auch erhalten wurde. Analog zur Template-Funktion stehen Ihnen mit HubSpot Sales Pro 1.000 Dokumente pro User und Monat und mit der kostenlosen Variante fünf für Ihr gesamtes Portal zur Verfügung.
Calls
Wie ich in einem anderen Blogpost bereits erwähnt habe, kann man über HubSpot auch telefonieren. Besonders praktisch, wenn man viele Kontakte an einem Tag abtelefonieren muss. Dann ermöglicht HubSpot Pro, sich Listen anzulegen. Und wenn ein Kontakt nicht innerhalb einer gewissen Zeitspanne abhebt, wird automatisch der Nächste in der Liste angewählt.
Die kostenlose Software beinhaltet 15 Minuten im Monat, mit der Erweiterung stehen Ihnen sogar 2.000 Minuten pro Monat und Nutzer zur Verfügung. Sie können die Telefonate auch aufzeichnen – bitte beachten Sie jedoch, dass Sie dazu die Zustimmung des Gesprächspartner einholen müssen. Wir nutzen diese Funktion bisher nur zu Fortbildungszwecken im Rahmen von Rollenspielen.
Sequences
So, nun zu einer der Funktionen, die ausschließlich den Pro Usern vorbehalten ist – Sequences. Vereinfacht gesagt, sind das kleine E-Mail-Abfolgen, die man zusätzlich um Aufgaben erweitern kann. Besonders gut eignet sich dieses Feature, um sich Mini-Workflows aufzubauen. Beispielsweise wenn ein Lead schon sehr konkretes Interesse an einer Leistung äußert und Sie nun versuchen wollen, diesen Menschen persönlich zu erreichen.
Starten kann so eine Sequenz mit der Aufgabe "Call Contact to follow up", mit dieser Nachricht erinnert Sie HubSpot per E-Mail an die bevorstehende Handlung. Sie rufen also bei diesem Lead an, erreichen aber nur die Mailbox. Dann haken Sie den Task ab, und daraufhin versendet HubSpot ein Template: "Liebe Frau Interessentin, habe heute versucht … Vielleicht interessiert Sie auch … versuche es morgen gerne wieder". Am nächsten Tag erhalten Sie wiederum eine Erinnerung, sich nochmals bei dem Lead zu melden und so weiter.
Das Ganze kann auch um Social-Media-To-Dos, weitere Content-Offer und vieles mehr, was Ihr Inbound-Marketing hergibt, erweitert werden. Insgesamt können Sie so eine Strecke aus fünf E-Mails und beliebig vielen Aufgaben kreieren. Für jeden einzelnen Schritt können Sie eine eigene Wartezeit wählen, bei E-Mails können Sie den Versandzeitpunkt sogar auf die Minute genau bestimmen. So lässt sich sicherstellen, dass Sie Ihren Lead dann kontaktieren, wenn es für diesen am besten passt. Von diesen Abfolgen können Sie 1.000 Stück pro Nutzer basteln und 150 täglich starten.
Besonders hilfreich dabei: Wenn ein Kontakt auf Ihre Nachricht antwortet oder einen Termin bucht (wie das geht, erläutere ich gleich noch), stoppt die Sequenz automatisch. Es kann also nicht vorkommen, dass Sie einen Kontakt, der schon – positiv wie negativ – reagiert hat, weiter mit unnötigen Mails behelligen.
Wie bei sämtlichen anderen Tools finden Sie auch zu diesem in Ihrem Portal detaillierte Reports. So haben Sie immer einen Überblick, welche Templates wie oft geöffnet und geklickt wurden oder auf welche die meisten Antworten und Termine folgen. Analysen und Optimierungspotenziale lassen sich also ganz leicht aufdecken.
Meetings
Kommen wir nun zu meinem absoluten Lieblingstool: Gerade habe ich schon erwähnt, dass man mit Sales Pro seinen Kontakten die Möglichkeit bietet, selbst Termine zu buchen – und das ganz unkompliziert.
Sowohl in Ihrem E-Mail-Entwurf, dem CRM selbst als auch über das Meeting Tool können Sie Links auswählen, welche zu Ihrem Kalender führen. Die Zeiten, die Sie für Termine freigeben wollen, können Sie ganz bequem selbst festlegen. So haben auch beispielsweise Teilzeitkräfte kein Problem mit diesem Feature. Auswählen können Sie standardmäßig zwischen 15, 30 und 60 Minuten. Es lassen sich aber auch individuelle Links kreieren, wenn Sie beispielsweise für eine Demo ein Zeitfenster von eineinhalb Stunden benötigen.
Wenn man bedenkt, wieviel Zeit es manchmal braucht, einen Termin zu koordinieren! Vor allem, wenn das Gegenüber telefonisch nicht zu erreichen ist und immer wieder nach Vorschlägen per E-Mail verlangt! Ich kann es wirklich nicht genug betonen – ich bin ein totaler Fan. Man verschickt einfach den Link mit der Bitte an den Lead, er möge sich doch einen für ihn besonders günstigen Termin reservieren. Dabei natürlich besonders praktisch, HubSpot blockiert durch eine Integration Ihres Kalenders die Zeiten, in denen Sie bereits einen anderen Termin eingebucht haben. So kann es auch nicht zu einer Doppelbelegung kommen.
Messages
Last but not least – Messages. Dieses Tool erlaubt Ihnen, ein Chatfenster auf Ihrer Website zu positionieren.
Über dieses können Besucher ganz bequem eine Nachricht an einen Ihrer Mitarbeiter senden. Zudem können Sie auch einen zweiten Text hinterlegen, der dann präsentiert wird, wenn niemand verfügbar ist, um auf etwaige Fragen zu reagieren. Also beispielsweise nachts oder am Wochenende etc. Praktischerweise wird ein Adressfeld eingeblendet, wenn gerade niemand zur Stelle ist. Somit können Sie einerseits auch später noch persönlich antworten und generieren darüber hinaus auch gleich einen neuen Kontakt (bei bereits bekannten wird der Verlauf eines solchen Gesprächs automatisch in die Timeline überführt).
Für wen rechnet sich die kostenpflichtige Variante?
Verständlich, dass es all diese Zusatz-Features nicht umsonst gibt. Für jeden User, der HubSpot Pro nutzt, sind monatlich 50$ fällig. Gerade, wenn man also ein etwas knappes Budget hat, sollte man sich ein Upgrade schon gut überlegen.
Prinzipiell sind alle Features nützlich und können Ihnen ein gutes Stück Arbeit abnehmen. Ein Einsatz von HubSpot Sales Pro muss sich also einfach rechnen. Klar, einige Funktionen sind schon besonders praktisch, doch trägt dieses Extra seinen Namen nicht umsonst. Bei uns war beispielsweise irgendwann der Punkt gnadenlos überschritten, an welchem ich noch manuell mit den vielversprechenden Leads mithalten und diese nachbearbeiten konnte. Durch all die oben beschriebenen Features konnte ich wieder einen kleinen Puffer generieren, der mir noch genügend Zeit lässt für meine weiteren Tätigkeiten.
Also sollten Sie sich die Frage stellen – sind meine Verkäufer wirklich mit Verkaufen beschäftigt, oder halten sie sich vielmehr mit Dokumentation und immer wieder gleichen Tätigkeiten auf, von denen man zumindest einen Teil automatisch über ein Tool abwickeln oder vorbereiten könnte? Die Antwort lautet "Ja"? Dann sollten Sie ernsthaft darüber nachdenken, ob Ihnen und Ihren Verkäufern diese 50 $ pro Nase das Leben nicht nur erleichtern, sondern effektiv auch unter dem Strich mehr bleibt. Einfach weil der Vertrieb sich wieder auf das konzentriert, was er am Besten kann – Verkaufen!
