Der Berliner Flughafen, der Bahnhof in Stuttgart oder auch die Elbphilharmonie in Hamburg: Für jeden Projektleiter sind sie absolute Alptraumprojekte. Denn wenn sich die Kosten für ein Vorhaben um das Vielfache erhören, dann ist in Sachen Projektkalkulation einiges schief gegangen und das Management gilt als gescheitert – schließlich wird der Erfolg meist immer noch an den Faktoren "in time" und "in budget" gemessen. Damit Ihnen so ein Super-GAU nicht passiert, haben wir für Sie die wichtigsten Faktoren der Projektkalkulation zusammengefasst: Als Projektmanager müssen Sie im Vorfeld so exakt wie möglich wissen, welcher finanzielle Aufwand mit dem Projekt verbunden sein wird, um ein realistisches Budget schnüren zu können. Und dieses wiederum ist einer der wichtigsten Orientierungspunkte für das Projekt-Controlling. Bei unserem Blogpost, der sich mit den Erfolgskriterien von Projekten befasste, wurde ja bereits erklärt, wie bedeutsam die Definition eines exakten Projektziels ist. Und weil zu einem Projektziel natürlich immer gehört, im Budgetrahmen zu bleiben, widmen wir uns diesmal der Frage, wie Sie Kosten und Aufwand möglichst präzise abschätzen und planen können. Also: Spitzen Sie den Kalkulations-Bleistift!
Welche Arten von Kosten gibt es im Projektmanagement?
Personalkosten und Sachkosten – das sind die beiden Posten, die Ihnen sicher sofort einfallen. Damit ein Projektbudget aber nicht schon nach kurzer Zeit „platzt“, sollten Sie genau hinsehen, wo weitere Kosten entstehen.
Der Aufwand für ein Projekt setzt sich zusammen aus den gesamten monetären Kosten und dem Ressourcenverbrauch, den es verursacht. Mit dem Ressourcenplan und dem Kostenstrukturplan inkl. der einzelnen Arbeitspakete haben Sie also bereits zwei Werkzeuge erstellt, die sämtliche Punkte auflisten, mit denen Kosten verbunden sind. Dazu gehören unter anderem:
- Personalkosten (intern und extern)
- Materialkosten
- Reisekosten
- Kosten für Beratungen und Lizenzen
- Kosten für Infrastruktur
- Kapitalkosten (z.B. für entgangene Zinsen)
- Vorsorgen und Reserven für unvorhergesehene Ausgaben
Welche Aufwendungen en Detail zu ihrem Projekt gehören, hängt auch vom Unternehmensumfeld ab – und von der Projektgröße: Wenn die Kostenplanung droht, mehr Zeit zu verschlingen als das eigentliche Projekt oder das Budget nicht der Rede wert ist, kann sie natürlich entsprechend verkürzt werden. Ansonsten gilt: Eine saubere Schätzung der Kosten und Planung des Gesamtaufwands schützt vor unliebsamen finanziellen Überraschungen nach Projektende! Und nehmen Sie auch die Hilfe von Kollegen in Anspruch, die bereits vergleichbare Projekte begleitet haben: Ihre Erfahrungswerte können eine korrekte Kostenplanung stützen.
Wie erfolgt die Kostenschätzung?
Sie nehmen die Schätzung der Projektkosten anhand des Projektstrukturplans (Post 2 unserer Reihe) und der dort aufgeführten Arbeitspakete vor – und zwar unter zwei unterschiedlichen Prämissen:
- Bei der Top-down-Schätzung der Kosten geht man zunächst von einer groben Gesamtschätzung der Kosten aus. Diese Schätzung wird anhand von bekannten Bezugsgrößen erstellt. Bei der Projektierung neuer IT sind das zum Beispiel die durchschnittlichen Marktpreise für Arbeitsplatz-PCs. Der gesamte Kostenrahmen wird dann auf die weiteren Ebenen des Projektstrukturplans, bis hin zu den Arbeitspaketen, aufgeteilt. Wie diese Aufteilung erfolgt, ist vor allem eine Sache der Erfahrung.
- Die Bottom-up-Schätzung geht den umgekehrten Weg und startet bei der Basis des Projekts, den einzelnen Arbeitspaketen. Das macht die Schätzung auch präziser, da die Arbeitspakete aufgrund von z.B. dem Gehalt der Beteiligten oder den bekannten Stundensätzen von Fremddienstleistern relativ genau eingepreist werden können. Fehlen exakte Daten, müssen diese durch das Einholen aktueller Angebote ermittelt werden. Auch sollten sich die Projektverantwortlichen über Abteilungen und Zuständigkeiten hinaus austauschen und somit die Kostenschätzung der Arbeitspakete präzisieren. Nun werden die einzelnen Kosten über alle Projekt-Ebenen hinweg addiert. Die damit ermittelte Summe sowie die Summe der Top-down-Schätzung (die sicher nicht übereinstimmen werden) sind jetzt die Grundlage, um ein Budget auszuhandeln. An diesem Prozess sind das Projektmanagement, der Kunde bzw. interne Auftraggeber und die für die einzelnen Arbeitspakete verantwortlichen Mitarbeiter beteiligt.
Top-down und Bottom-up sind übrigens Methoden, die auch außerhalb des Projektmanagements Verwendung finden. Hier finden Sie einen erklärenden Artikel.
Ihr Ziel: Das Projektbudget
Wie so vieles ist auch das Vorgehen bei Projekten in einer DIN ausformuliert. Die DIN 69901-5:2009-01 setzt sich mit Begriffen rund um das Projektmanagement auseinander und definiert das Projektbudget als die „Summe der einem Projekt zur Verfügung gestellten finanziellen Mittel“. Um das Budget sinnvoll als Tool einsetzen zu können, stellt es die Kosten in einen zeitlichen Zusammenhang und informiert über den aktuellen Zahlungsmittelfluss. Anhand einer Kostensummenlinie kann zusätzlich dargestellt werden, wie hoch sich die Plankosten zu einem bestimmten Zeitpunkt addiert haben.
Auf ein Wort
Wer ein betriebswirtschaftliches Studium absolviert und/oder sich in Sachen Projektmanagement sowie Kostenplanung fortgebildet hat, der weiß natürlich: Ganz so einfach, wie wir es in diesem Rahmen anreißen können, ist das alles dann doch nicht. Die Kostenkalkulation, egal ob für Material, Arbeitszeit oder anderen Aufwand, kennt zahlreiche Parameter, die berücksichtigt werden müssen. Ob der Bedeutung eines sorgsam erstellten Projektbudgets empfehlen wir weiterführende Lektüre; zum Beispiel „Projektmanagement – Von der Definition über die Projektplanung zum erfolgreichen Abschluss“ von Helga Meyer und Heinz-Josef Reher im Verlag Springer Gabler, das teilweise als Grundlage für diesen Beitrag diente.
Es lohnt sich
Kosten sind oft ein leidiges Thema. Umso erfreulicher ist es, wenn bei einem Projekt mit möglichst exakter Kostenplanung sprichwörtlich „die Rechnung aufgeht“. Ein gutes Gefühl, dem Sie mit einer soliden Projektkalkulation einen großen Schritt näherkommen!
