"Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch." – so formulierte es Antoine de Saint-Exupéry einmal so treffend. Und was ganz allgemein seine Gültigkeit hat, gilt im Projektmanagement erst recht: Selbst kleinere, vermeintlich überschaubare Projekte geraten schnell außer Kontrolle, wenn alle Beteiligten zwar auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, es aber keinen Konsens für die gewählten Wege zu diesem Ziel sowie die Zwischenetappen gibt. Die Lösung für eine gut organisierte Projektarbeit ist ein ordentlich ausgearbeiteter Projektstrukturplan.
„Was habe ich zur Verfügung? Und wie setze ich es ein?“ – Diese beiden Fragen sollten am Anfang eines jeden neuen Projektes stehen. Wie man die benötigten Ressourcen sinnvoll plant, um beim Projektmanagement den Überblick zu behalten, haben wir Ihnen schon gezeigt. Doch schon kurz nachdem der Ressourcenbedarf definiert ist und die Ressourcen eingeteilt wurden, tun sich neue Fragen auf:
Was, außer natürlich den beteiligten Mitarbeitern, gehört denn noch zu meinem Projekt? Wer kümmert sich um welche Schritte? Wie sind die Hierarchien innerhalb des Projekts? Höchste Zeit also für einen Projektstrukturplan: Er ist ein wichtiges Hilfsmittel, das Ihnen auf einen Blick zeigt, aus welchen Elementen Ihr Projekt besteht und das zudem große Projekte in sinnvolle Einheiten aufgliedert. Das Ergebnis: Mehr Orientierung, Planbarkeit und Kontrolle selbst bei komplexen und aufwändigen Projekten!
Bleiben Sie agil
Wenn es eine Gewissheit im Projektmanagement gibt, dann die – Sie ahnen es bereits – dass es eben keine absolute Gewissheit gibt.
Gerade langfristige Projekte wechseln ihre Prioritäten und Ziele. Und weil ein Projekt von Menschen getragen wird, hat logischerweise die menschliche Komponente einen hohen Einfluss auf Abläufe und Strukturen. Sehen Sie einen Projektstrukturplan also stets als ein Instrument, das von Zeit zu Zeit nachjustiert und an wechselnde Gegebenheiten angepasst werden muss.
Wenn Sie sich zu sehr darauf konzentrieren, Ihr Projekt zu „verbiegen“, damit seine dynamischen Strukturen in einen einmal gefassten Plan passen, dann wird entweder die Projektqualität oder aber die -geschwindigkeit leiden. Im schlimmsten Fall sogar beides. Flexibilität und Agilität beim Projektstrukturplan sind also wichtige Voraussetzungen, damit Ihr Projekt erfolgreich wird.
Hierzu gleich ein Tipp: Erstellen Sie den Projektstrukturplan im Team mit den wichtigsten Projekt-Mitarbeitern. So profitieren Sie vom „Blick über den Tellerrand“ in andere Abteilungen und räumen den beteiligten Unternehmensbereichen ein Mitspracherecht ein. Ein Projektstrukturplan, den alle mitentwickelt haben, genießt eine größere Akzeptanz und unterstützt wirkungsvoll Ihre Projektziele!
Alles oder nichts: Der Projektstrukturplan
„Schön und gut, aber was genau ist denn nun ein Projektstrukturplan?“, werden Sie sich vielleicht fragen.
Knapp zusammengefasst: Ein solcher Plan fasst sämtliche Schritte eines Projekts übersichtlich und in einem hierarchisch aufgebauten Schema zusammen. Dabei unterteilt er das Projekt in Teilaufgaben und diese wiederum in Arbeitspakete, die kleinsten Projekteinheiten.
Bedeutend dabei ist, keine der Teilaufgaben auszulassen – denn nur ein Plan, der alles erfasst, kann Ihnen auch den gewünschten Überblick verschaffen und am Ende aufgehen!
Nun lassen Sie uns aber loslegen und gleich einen Projektstrukturplan erstellen. Wir nehmen als Beispiel den Bau eines ferngesteuerten Modellautos:
1. Die verschiedenen Gesichter des Projektstrukturplans
Als ersten Schritt sollten Sie sich überlegen, nach welchem Ordnungsprinzip Ihr Projektstrukturplan aufgebaut ist. Die Wichtigsten sind die Objekt- bzw. Produktorientierung („Was soll entstehen?“) und die Funktions- bzw. Aufgaben- oder Prozessorientierung („Was ist dafür zu tun?“).
Für unser Beispiel des Modellautos ergeben sich daraus zwei mögliche Projektstrukturpläne:
Projektstrukturplan mit Objektorientierung
In der Plandarstellung steht ganz oben „Modellauto“, in der nächstniedrigeren Stufe gleichberechtigt „Fernsteuerung“ und „Auto“. Unter der Fernsteuerung stehen nur noch „Batterie“ und „Senderquarz“, während sich unter „Auto“ Elemente wie „Empfänger“, „Batterie“, „Karosserie“, „Motor“, „Aufkleber“ etc. finden. Ein solcher Plan zerlegt das fertige Produkt oder Vorhaben also in seine Bestandteile.
Projektstrukturplan mit Aufgabenorientierung
Auch hier steht in der ersten Hierarchie-Ebene das Modellauto, während sich weiter unten die einzelnen Prozesse finden, also zum Beispiel: „Fernsteuerung bereit machen“ mit den Unterpunkten „Batterien laden“, „Senderquarz einsetzen“, „Batterien einsetzen“ etc.
Auf der zweiten Ebene findet sich außerdem „Auto zusammenbauen“ mit den Unterpunkten „Karosserie lackieren“, „Motor einbauen“, „Empfänger einbauen“. Nochmals eine Ebene weiter geht es dann zum Beispiel mit „Karosserie aufsetzen“ und „Aufkleber anbringen“ weiter.
Ein solcher Plan zerlegt das fertige Produkt oder Vorhaben in seine Prozesse.
Aufgabenplan mit gemischter Orientierung
Beide Prinzipien lassen sich auch zusammen innerhalb eines Projektstrukturplans anwenden, sodass eine gemischte Orientierung entsteht; die Vermengung innerhalb einer Ebene ist jedoch zu vermeiden.
Sie entscheiden selbst, welche Vorgehensweise eher zu Ihren Abläufen und Ihrer Unternehmenskultur passt. Aber Vorsicht, behalten Sie dabei immer im Kopf, was ein Projektstrukturplan nicht ist: Nämlich die Darstellung einer konkreten zeitlichen Abfolge – er hält sich höchstens an chronologische Abläufe, wird aber nicht konkret. Zeitliche Vorgaben sind Themen anderer Bereiche des Projektmanagements.
2. Perfekt für Jäger und Sammler
Sie werden Ihren Projektstrukturplan immer wieder zur Hand nehmen, bis das Projektziel erreicht ist. Umso bedeutender ist, dass alle Elemente Ihres Projekts erfasst werden.
Gehen Sie also auf die Pirsch und „erbeuten“ Sie so viele einzelne Projektschritte wie möglich. Holen Sie sich hierzu den Rat aller beteiligten Abteilungen und der Schlüssel-Mitarbeiter ein.
Denken Sie sich bereits beim Sammeln der Elemente tief in das Projekt hinein – bis hin zu den einzelnen Arbeitspaketen. Ob Sie diese in der schematischen Darstellung des Projektstrukturplans tatsächlich berücksichtigen, können Sie noch entscheiden. Aber Sie erhalten somit schon mal ein tiefgreifendes Verständnis aller Projektschritte.
3. Gliedern und aufbereiten
Nun geht es darum, der Sammlung an Projektelementen eine optische Struktur zu geben.
Die Grundform ist dabei klar – mit unserem ferngesteuerten Modellauto an der Spitze werden sich alle dahin führenden Projektelemente in einer Baumstruktur mit mehreren Ebenen unterordnen.
Dennoch gibt es Unterschiede: Wenn Sie für gewöhnlich mit großen, aufgehängten Ausdrucken arbeiten, können Sie zahlreiche Arbeitspakete mit abbilden. Soll aber der gesamte Plan auf ein Handout in DIN A4 passen, müssen Sie sich etwas beschränken und die Verzweigungen wohl mit den Teilaufgaben enden lassen. Ob Sie dabei auf ein Layout im Hoch- oder Querformat zurückgreifen, hängt wiederum vom Projekt, Ihren Vorlieben und den Unternehmensabläufen ab.
Sie sehen: Einen Projektstrukturplan aufzustellen, ist nicht schwer, aber er erleichtert die Projektarbeit sehr.
Wo sonst finden Sie alle Abläufe gebündelt an einer Stelle, nach Produkt bzw. Prozess sortiert und als übersichtliches Diagramm dargestellt? Darum ist der Projektstrukturplan auch eine unverzichtbare Basis für erfolgreiches Projektmanagement.
Und damit er Ihnen nochmals leichter fällt, hier noch ein Hinweis: Weil ein solcher Plan grundsätzlich „nur“ ein Ablaufdiagramm ist, können Sie entsprechende Software nutzen – wie etwa Microsoft Visio. Weitere Software für Projektstrukturpläne – beispielhaft und ohne Wertung: Merlin Project (für Mac), Bubbl.us (cloudbasiert und mit freier Version), XMind.
Wir wünschen viel Erfolg bei Ihren Projekten nach Plan!
