Höchst sachlich bleiben oder einen kollegialen Ton anschlagen? Witze verkneifen oder geschmackvollen Humor einstreuen? Insider-Wissen preisgeben oder nur neugierig machen? Das sind nur drei der vielen Fragen, die sich stellen, wenn man vor der Aufgabe steht, mit passenden E-Mails Vertriebsprozesse zu optimieren. Hierzu stellen wir Ihnen in unserem Blogpost 9 Best Practices aus dem E-Mail Marketing für Ihren Vertrieb vor.
1. Keine Aussagen à la „Ich weiß, wie Sie sich fühlen“
Solch ein Spruch mag einem zwar leicht über die Lippen gehen bzw. in die Tasten fließen. Allerdings ist er in den seltensten Fällen wahr. Das weiß der Adressat ganz genau. Selbst wenn wir davon überzeugt sind, die Bedürfnisse und Anliegen des Lesers zu treffen, können wir meilenweit daran vorbeischrammen.
Preschen Sie also nicht mit Halb- bzw. Nichtwissen vor, sondern formulieren Sie eher in die Richtung: „Dieses Whitepaper war einem meiner Kollegen in Ihrer Branche sehr hilfreich. Deshalb möchte ich es gerne auch mit Ihnen teilen.“ Und informieren Sie sich vorher ganz genau über Bedürfnisse, Probleme und Herausforderungen Ihrer Buyer Personas.
2. Klarheit sticht alles
Es mag sein, dass Ihre Kollegen Sie für Ihre Geselligkeit und Ihren sprühenden Witz schätzen. Eine Vertriebs-E-Mail ist dafür aber die falsche Bühne. Präsentieren Sie sich als ernst zu nehmenden und vertrauenswürdigen Profi, dessen Anliegen es ist, den Adressaten in seinen geschäftlichen Anforderungen zu unterstützen. Das inkludiert auch, dass Sie jedem Satz eine Aussage verleihen und Füllwörter wie ganze Füllsätze ersatzlos streichen. Wiederholen sich Aussagen? Fassen Sie sie zusammen!
3. Die Extra-Dosis Wissen
Machen Sie Ihre Vertriebs-E-Mails dadurch unwiderstehlich, dass Sie etwas anbieten, was sonst keiner hat und das man vor allem nicht so leicht auf Google finden kann. Dass Sie ein Telefonat mit einem Fremden (ja, Sie sind gemeint) anbieten, ist allein noch nicht recht attraktiv. Bieten Sie einen Mehrwert. Präsentieren Sie eine Umfrage, eine Statistik, einen interessanten Branchenfakt – kurz: einen Inhalt, der den Leser überrascht und unterstützt. Wie Sie zu nützlichen Informationen für Ihre E-Mails kommen, erfahren Sie zum Beispiel in diesem Blogbeitrag.
4. Korrektur lesen. Korrektur lesen. Korrektur lesen.
Dieser Tipp erscheint Ihnen vermutlich als der bekannteste und ausgetretenste, nicht wahr? Wir sind nicht sicher, ob er wirklich so bekannt ist. Denn man stolpert immer wieder über Vertipper und – besonders peinlich – Buchstabendreher im Namen des Adressaten oder gar einen ganz falschen Namen. Natürlich müssen Sie keinen Wochenendkurs bei Wolf Schneider oder Bastian Sick absolvieren. Aber die Grundlagen der deutschen Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung anwenden. Und vor allem Ihren geschätzten Leser korrekt buchstabieren können. Erst wenn das Anschreiben einwandtfrei gelingt, können Sie damit einen wichtigen Grundstein für die Optimierung Ihrer Vertriebsprozesse legen.
5. Laut lesen.
Bevor Sie diesen Tipp umsetzen, informieren Sie besser kurz Ihre (sonst möglicherweise irritierten) Kollegen. Es kann aber gut sein, dass diese anfangs irritierten Kollegen Ihr Verhalten schon bald nachahmen: nämlich die E-Mail laut vorzulesen. Das laute Lesen lässt Sie garantiert darauf stoßen, wo Sätze zu kompliziert gebaut oder zu lang sind. Und auch darauf, wo Sie unter Umständen selber mit den Gedanken abschweifen würden. Stolpern Sie beim Lesen? Dann glätten Sie! Sind Sie nach dem dritten Absatz gedanklich auf einmal beim abendlichen Supermarkteinkauf? Dann kommen Sie früher zum Punkt!
6. Feedback einholen
Dieser Schritt kommt ganz dringend VOR dem Absenden der E-Mail. Wie oft wird eine Mail von einer einzigen Person gelesen und korrigiert? Vielleicht fliegen noch die Augen des Vorgesetzten darüber. Dabei verstreicht die Chance ungenutzt, dank kritischer Stimmen noch mehr aus der E-Mail herauszuholen. Schicken Sie den Entwurf an Ihr Team und bitten Sie um dessen Meinung. Ist irgendetwas zu offensiv formuliert? Zu anbiedernd? Zu unübersichtlich?
7. Schicken Sie die E-Mail an sich selbst.
Falls aktuell überhaupt kein Kollege greifbar ist, schicken Sie Ihren E-Mail-Entwurf zumindest an sich selbst. Damit präsentiert sich die E-Mail schon einmal in einem etwas anderen Format als in dem Fenster, in dem Sie sie erstellt haben. Das zeigt Ihnen manchmal Fehler, die Sie vorher übersehen haben. Außerdem stoßen Sie damit ganz schnell darauf, wenn die Formatierung krumm ist.
Auch wenn Ihr E-Mail-Entwurf nun perfekt zu sein scheint, kann es trotzdem an anderen Gründen liegen, weshalb Ihre Mails nicht gelesen werden: Wir nennen Ihnen 3 Gründe, warum Ihre E-Mails (trotz interessantem Inhalt) nicht gelesen werden.
8. Pimpen Sie Ihre Signatur.
Damit meinen wir nun nicht, dass Sie Ihre berufliche Laufbahn in die Signatur quetschen oder diese mit einem niedlichen Katzen-GIF aufhübschen. Bieten Sie auch hier dem Leser einen Mehrwert. Wie wäre es mit dem Link zu einem lehrreichen Video oder anderen relevanten Medien bzw. Blogthemen?
9. Schreiben Sie über Ihren Tellerrand hinaus.
Wir sind alle Gewohnheitstiere. Weil es vieles einfacher macht. Es macht aber auch vieles langweiliger. Wenn Sie sich hinsetzen, um eine neue E-Mail zu komponieren, stehen die Chancen sehr gut, dass Sie auf genau denselben Satzbau und ganz ähnliche Formulierungen zurückgreifen wie in der letzten Mail. Wenn’s ganz schlimm kommt, dann nutzen Sie die berüchtigten Tasten STRG und C und V tatsächlich in Kombination mit Ihren letzten Mails. Daraus kann verständlicherweise keine flüssig zu lesende, ansprechende neue Mail resultieren.
Gönnen Sie Ihrem Denkmuskel eine kleine Trainingseinheit und versuchen Sie, sich Ihrem nächsten Entwurf aus einer ganz anderen Perspektive zu nähern. Am besten mehrmals! Das schafft Ihnen zum einen einen Pool an Templates und zum anderen hilft es Ihnen, verschiedene Kunden auf verschiedene Weise anzusprechen.
Vergleichen Sie Ihre Vertriebs-Mail ruhig mit einem persönlichen Brief. Wenn Sie sich bei guten Freunden melden, kopieren Sie vermutlich auch nicht unzählige Male denselben Text an verschiedene Personen. Bei der Kundenansprache geht es auch um den Aufbau von Beziehungen! Möchten Sie Ihre Vertriebsprozesse mit sinnvollen E-Mail-Marketingmaßnahmen wirklich optimieren, müssen Sie schon etwas kreativer werden.
