Teamassistenz/ Office Manager (m/w/d)

Unterstütze unser Team als zentrale Schnittstelle und Organisationstalent!
Du bist ein Organisationstalent mit einem Blick für Details? Du hast Freude daran, Prozesse effizient zu gestalten und dein Team in administrativen und organisatorischen Belangen zu unterstützen? Dann bist du bei uns genau richtig!
Wir suchen eine engagierte Teamassistenz (m/w/d), die unseren Geschäftsführer sowie das gesamte Team bei administrativen und koordinativen Aufgaben unterstützt.

Deine Aufgaben

Teamassistenz:

Überwachung der Info-Postfächer
Prüfung und Weiterverarbeitung von Reisekostenabrechnungen
Bestellung von Arbeitsmitteln, Bürobedarf und Software
Bestellungen für Marketing
Schnittstelle zwischen Team und IT-Dienstleister

Office-Management:

Bearbeitung von Versicherungsanfragen
Anfordern und Verarbeiten der Bürofahrten der Dienstwagenfahrer (Exceltabelle)
Verwaltung und Ablage von Notarunterlagen
Postbearbeitung in CAYA und physisch (1x monatlich)
Organisation und Koordination von Notarterminen
Versand von Arbeitsmitteln
Telefonische Annahme der Zentrale
Verwaltung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs (Bank, AMEX)
Prüfung und Freigabe der monatlichen BWA in Abstimmung mit der Geschäftsführung
Unterstützung bei Jahresabschlüssen und der steuerlichen Abschlusserstellung
Vorbereitende Buchhaltung, Belegwesen und Rechnungsprüfung und Mahnwesen

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich
Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
Hohe Kommunikationsfähigkeit und organisatorisches Talent
Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, Outlook) und digitalen Tools
Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Warum wir?

Bei TRIALTA erwartet dich ein dynamisches und wachsendes Unternehmen mit einer wertschätzenden Unternehmenskultur. Wir legen großen Wert auf eine offene Kommunikationskultur und ein motiviertes Team, das sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam an den besten Lösungen arbeitet. Durch flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Remote-Work kannst du deine Work-Life-Balance optimal gestalten.
Unsere flachen Hierarchien ermöglichen es dir, Verantwortung zu übernehmen und aktiv an der Gestaltung unserer Prozesse mitzuwirken. Wenn du eine abwechslungsreiche Position mit viel Gestaltungsspielraum suchst, dann bist du bei uns genau richtig!
Möchtest du Teil unseres Teams werden? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Jetzt bewerben

Dynamische, moderne und offene Unternehmenskultur

Ein Team mit unvergleichbarem Teamspirit und Zusammenhalt

Lebendiges Arbeitsumfeld, in dem Du Deine Fähigkeiten und Ideen einbringen und weiterentwickeln kannst

"Jeder Tag bei TRIALTA bietet mir neue Möglichkeiten zu lernen und zu wachsen. Es ist schön, wie das Unternehmen nicht nur Wert auf das legt, was wir tun, sondern auch darauf, wie wir uns als Individuen weiterentwickeln. Es fühlt sich wirklich so an, als würde jeder Schritt, den wir machen, nicht nur von unseren Kollegen, sondern auch von der gesamten Organisation unterstützt."

Kate Dryden

Customer Success Managerin

“Für mich ist die TRIALTA wirklich wie eine zweite Familie, die man sich ausgesucht hat - ich bin jetzt auch schon über 7 Jahre da. Wir haben hier wirklich sehr gute Möglichkeiten mit flexiblem Arbeiten: zu Hause, im Büro, hybrid. Als glücklicher Vater von zwei Kindern schätze ich diese Flexibilität sehr, da sie einiges erleichtert. Wir haben zwei super coole Büros und am wichtigsten: einfach tolle Kollegen!"

Mario Köhler

HubSpot, CRM & Marketing Consultant

"Ein Teil von TRIALTA zu sein, bedeutet, an der Spitze der Innovation zu stehen und die Zukunft mitzugestalten. Unsere Arbeit ist ein ständiger Dialog, der durch Agilität, Teamzusammenhalt und eine zielgerichtete Perspektive getrieben wird. Hier ist jeder Tag eine Gelegenheit, zu lernen, zu wachsen und gemeinsam Erfolge zu feiern."

Andreas Hellmich

Full Stack Developer

Melanie König Projekt- und Kundensupportmanager

"In der TRIALTA-Familie zählt jede Stimme, und jeder Schritt nach vorn wird gemeinsam gefeiert. Hier bin ich nicht nur Mitarbeiterin, sondern Teil einer Gemeinschaft, die durch Offenheit, Transparenz und gegenseitige Unterstützung geprägt ist. Wir bauen aufeinander auf und schaffen gemeinsam Großes, indem wir jeden Tag neue Wege gehen."